Yang Perlu Anda Ketahui Tentang Hirarki Judul Pekerjaan Administratif

Hirarki Jabatan Administratif

Apakah Anda memahami hierarki jabatan administratif?



Bahkan orang-orang yang telah berkecimpung di bidang administrasi selama bertahun-tahun mungkin menemukan jaringan kompleks dari jabatan pekerjaan, struktur organisasi, dan beragam tanggung jawab kadang-kadang agak membingungkan. Admin berpengalaman mungkin mendapati diri mereka mengajukan pertanyaan, seperti:

  • Hal-hal berbeda apa yang biasanya dilakukan oleh Petugas Administrasi dan Pengawas Administrasi? (Petugas biasanya mengelola proses sementara Supervisor mengelola proses tetapi juga karyawan lain.)
  • Apa perbedaan antara file Administrator Office dan Manajer Office ?
  • Apakah Administrator Eksekutif adalah administrator tingkat eksekutif atau seseorang yang mengelola eksekutif? (Mereka biasanya mengelola para eksekutif.)

(- Selesaikan lebih banyak hal The Assist - buletin mingguan gratis # 1 yang dibuat untuk asisten oleh asisten.)

Pertanyaannya terus berlanjut. Akhirnya, skema misterius dari jabatan pekerjaan administratif mungkin membuat para profesional mempertanyakan di mana jabatan mereka sesuai dengan lanskap keseluruhan. Dilema serupa mungkin membingungkan para pemburu pekerjaan yang bertanya-tanya judul pekerjaan administratif mana yang akan ditargetkan dalam pencarian karier mereka.



Bingung tentang hierarki jabatan administratif

Mari kita perjelas hierarki jabatan administratif! Berikut ini semua yang perlu Anda ketahui untuk memahami berbagai tingkat judul admin dan juga menafsirkan arti judul tersebut.

Catatan sebelum kita mulai: Judul pekerjaan, tanggung jawab, dan harapan yang kami bahas di bawah ini mungkin muncul di berbagai tingkatan. Misalnya, Manajer Kantor dapat menjadi posisi tingkat awal di satu perusahaan dan posisi tingkat tinggi di perusahaan lain yang memiliki kebutuhan kantor yang lebih menuntut. Selain itu, harap perhatikan bahwa daftar ini mencakup banyak, tetapi tentu tidak semua, jabatan pekerjaan administratif yang akan Anda temui.



Judul Pekerjaan Administratif Tingkat Awal

Judul pekerjaan administratif tingkat pemula

  • Koordinator kantor
  • Administrator kantor
  • Asisten kantor
  • Manajer kantor
  • Pegawai kantor
  • Asisten Meja Depan
  • Petugas Entri Data
  • Spesialis Entri Data
  • Koordinator Departemen
  • Koordinator Administratif
  • Asisten administratif
  • Asisten Pelayanan Administrasi
  • Bantuan Administratif
  • Associate Administratif
  • Administrator
  • Asisten Administrasi Junior
  • Administrator Acara
  • Resepsionis
  • Juru arsip
  • Asisten pribadi

Tanggung jawab pekerjaan administrator tingkat pemula

Administrator level awal biasanya melakukan sedikit dari semuanya. Mereka mungkin mengalami satu hari yang lambat dalam mengatur file dan menyiapkan dokumen dan kemudian datang bekerja keesokan harinya untuk menemukan kotak masuk yang penuh dengan beragam permintaan dari anggota staf di seluruh kantor.

Karyawan meminta bantuan administrator mereka apa pun yang mereka butuhkan pada waktu tertentu. Orang-orang di posisi ini menyelesaikan semua hal yang perlu dilakukan di sekitar kantor, membantu karyawan melakukan pekerjaan terbaik mereka dan menjaga kantor tetap beroperasi semulus mungkin.

Setiap administrator tingkat pemula mungkin akan menemukan dirinya:

  • Mengelola komunikasi kantor — menangani panggilan telepon organisasi, email, dan surat biasa
  • Memelihara layanan kantor, termasuk sumber daya dan fasilitas TI (Ini termasuk menjawab pertanyaan teknis dan permintaan layanan.)
  • Berkolaborasi lintas departemen untuk membantu merencanakan acara dan inisiatif
  • Mengkoordinasikan rencana perjalanan, membuat itinerary, dan menyelesaikan pemesanan
  • Menjadwalkan dan mengelola kalender
  • Mempertahankan daftar kontak
  • Menjaga kantor sistem pengisian dalam urutan
  • Mewakili kepentingan kantor dalam hubungan dengan rekan eksternal, termasuk vendor, konsultan, dan klien
  • Membuat faktur
  • Melacak dan memesan perlengkapan kantor
  • Menyediakan makanan ringan kantor dan keuntungan lainnya
  • Memberikan dukungan yang diperlukan kepada direktur, manajer, dan eksekutif
  • Menjaga ruang kantor bersama tetap teratur
  • Menangani paket dan surat masuk dan keluar

Untuk menangani daftar tanggung jawab yang beragam itu secara memadai, administrator tingkat awal biasanya diharapkan untuk:

  • Kenali dan tanggapi potensi masalah
  • Berinisiatif untuk memecahkan masalah secara mandiri dan kreatif (Agar seefektif mungkin, administrator tingkat awal harus dapat membuat keputusan dan menangani masalah tanpa memerlukan masukan dari orang lain.)
  • Berkomunikasi secara efektif dan penuh hormat dengan pemangku kepentingan internal dan eksternal dalam berbagai format yang berbeda
  • Kelola waktu secara strategis
  • Multitask dan dengan cepat menggeser tugas untuk menyelesaikan berbagai tugas kasar tanpa membiarkan apa pun jatuh
  • Atur dan proses informasi sambil juga melacak item fisik dan proyek untuk memaksimalkan produktivitas
  • Pertahankan ketenangan saat ada yang salah
  • Bersikaplah cepat dan siap setiap saat
  • Ingat detail utama karena banyak orang membuat permintaan lisan, tulisan tangan, dan email sepanjang hari
  • Bekerja dengan cepat, tetapi akurat

Judul Pekerjaan Administratif Tingkat Menengah

Judul pekerjaan administratif tingkat menengah

  • Asisten administratif
  • Manajer kantor
  • Asisten Eksekutif
  • Manajer Operasional
  • Manajer Layanan Administratif
  • Manajer Dukungan Administratif
  • Spesialis Dukungan Administratif
  • Administrator Acara
  • Asisten pribadi
  • Administrator Layanan
  • Koordinator Perjalanan
  • Spesialis Administrasi
  • Asisten Administrasi Eksekutif
  • Sekretaris Eksekutif
  • Manajer bisnis
  • Administrator Bisnis
  • Manajer Fasilitas
  • Teknisi Administrasi
  • Asisten Staf
  • Penjadwal
  • Asisten Unit

Tanggung jawab pekerjaan administrator tingkat menengah

Seperti administrator tingkat awal, administrator tingkat menengah melakukan sedikit banyak hal. (Apa yang bisa kami katakan; tampaknya menjadi ciri khas bidang administrasi.) Namun, tidak seperti Administrator tingkat awal, administrator tingkat menengah biasanya melakukan tugas yang sedikit lebih sedikit, tetapi jauh lebih terspesialisasi, seperti menangani penggajian. Admin tingkat menengah juga biasanya dipanggil untuk berpartisipasi dalam proyek perusahaan besar yang digerakkan oleh misi, termasuk inisiatif budaya perusahaan, program penghargaan karyawan, dan perubahan merek strategis.

Selain itu, setelah administrator berpindah dari level awal ke level menengah, mereka akan memiliki cukup pengalaman untuk merancang dan menerapkan kebijakan mereka sendiri guna meningkatkan operasi perusahaan.

Setiap administrator tingkat menengah mungkin akan menemukan dirinya:

  • Menerapkan kebijakan kantor dan menyusun strategi perbaikan pada proses yang ada
  • Mengembangkan inisiatif terkait budaya perusahaan dan kesejahteraan karyawan
  • Menerapkan prosedur keselamatan kritis, termasuk menetapkan rencana evakuasi, menjalankan latihan, dan menyiapkan keamanan gedung
  • Menangani penggajian
  • Merencanakan perbaikan desain dan tata letak kantor
  • Orientasi dan offboarding karyawan baru
  • Mengelola tugas operasi, termasuk menangani tunjangan penghargaan karyawan, parkir, dan pemeliharaan gedung
  • Membantu para eksekutif secara langsung
  • Merencanakan acara dan pertemuan
  • Koordinasi perjalanan
  • Menjadwalkan dan mengelola kalender
  • Membuat laporan dan terkadang menyajikannya
  • Mengawasi anggota staf pendukung kantor lainnya
  • Menjaga pembukuan dan catatan
  • Memiliki proses faktur
  • Menentukan organisasi dan arsitektur informasi perusahaan
  • Berinteraksi dengan klien, vendor, manajemen gedung, dan karyawan secara teratur
  • Menjalankan proyek kantor besar, seperti renovasi, instalasi, dan inisiatif desain kantor
  • Mengelola anggaran kantor dan administrasi keuangan, mulai dari menangani biaya hingga proses pelaksanaan
  • Negosiasi dan pelacakan kontrak
  • Mendengar (dan menyelesaikan masalah yang terkait dengan) keluhan
  • Menyelesaikan konflik karyawan

Asisten administrasi multitasking

Untuk menangani daftar tanggung jawab yang beragam itu secara memadai, administrator tingkat menengah biasanya diharapkan untuk:

  • Kembangkan solusi yang layak untuk masalah saat muncul secara mandiri
  • Manfaatkan semua alat perdagangan untuk meningkatkan dan memperkuat proses
  • Berpikirlah secara strategis dan berikan panduan gambaran besar yang masuk akal kepada para eksekutif
  • Tangani tekanan dengan baik agar tetap menjadi sumber daya yang dapat diandalkan secara konstan untuk manajemen
  • Memprioritaskan pekerjaan dengan cara yang selaras dengan misi perusahaan
  • Gunakan kebijaksanaan setiap saat untuk menjadi penjaga informasi rahasia yang dapat dipercaya
  • Secara efektif menyampaikan pesan ke berbagai audiens yang berbeda dalam berbagai format yang berbeda
  • Negosiasi dan jaringan untuk membangun koneksi yang menguntungkan dan memuaskan
  • Memanfaatkan kecerdasan emosional untuk bekerja secara harmonis dan efektif dengan orang lain
  • Terapkan keterampilan analitik untuk menginformasikan keputusan bisnis utama
  • Memahami dan menafsirkan informasi kompleks yang terkait dengan tanggung jawab kantor abstrak (hubungan) dan teknis (manajemen inventaris)
  • Beradaptasi dengan tuntutan dan tanggung jawab yang berubah
  • Pimpin orang lain dan delegasikan tugas
  • Pandu proyek dan alur kerja dari inisiasi hingga penyelesaian
  • Tangkap detail baik besar maupun kecil
  • Dengarkan, dorong, dan sesekali berikan 'terapi' di tempat kerja

(- Selesaikan lebih banyak hal The Assist - buletin mingguan gratis # 1 yang dibuat untuk asisten oleh asisten.)

Judul Pekerjaan Administratif Tingkat Tinggi

Asisten administrasi tingkat tinggi

  • Manajer kantor
  • Asisten Eksekutif
  • Asisten Eksekutif Senior
  • Asisten Pribadi Senior
  • Kepala Pejabat Administrasi
  • Direktur Tata Usaha
  • Direktur Pelayanan Administrasi
  • Chief Operating Officer
  • Direktur Operasi
  • Resepsionis Senior
  • Penghubung Komunitas
  • Chief Happiness Officer
  • Chief People Officer

Tanggung jawab pekerjaan administrator tingkat tinggi

Seperti administrator lainnya, administrator tingkat tinggi melakukan semuanya dari waktu ke waktu. Namun demikian, Pada posisi level tinggi, fokus yang kami mulai lihat di sekitar level menengah menjadi lebih dalam. Administrator tingkat tinggi biasanya menghabiskan lebih banyak waktu mereka untuk bekerja dengan eksekutif tertentu atau mengerjakan proses bisnis. Administrator berpengalaman akan menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk memastikan keberhasilan area fokus mereka dan jauh lebih sedikit waktu untuk menangani masalah sedikit demi sedikit, keadaan darurat kecil, dan tugas administratif skala kecil lainnya.

Setiap administrator tingkat tinggi mungkin akan menemukan dirinya:

  • Melayani sebagai kepala kolaborator di sekitar kantor
  • Menjadi satu-satunya penghubung antar tim kantor yang berbeda selama pengembangan dan pelaksanaan inisiatif, kebijakan, dan proses di seluruh perusahaan
  • Memfasilitasi dan bahkan memimpin inisiatif bisnis dan proyek strategis baru
  • Konsultasi untuk meningkatkan operasi dan alur kerja untuk seluruh departemen
  • Menjalankan berbagai fungsi Sumber Daya Manusia strategis yang terkait dengan perekrutan karyawan, retensi, dan pengembangan kebijakan
  • Mengelola kepala dan manajer departemen lain
  • Menentukan cara terbaik menggunakan sumber daya perusahaan
  • Menjaga pemangku kepentingan perusahaan mendapat informasi tentang pembaruan dan perkembangan utama
  • Mengelola dan membimbing seluruh tim pendukung administratif dan seringkali juga tim lain
  • Menetapkan tujuan untuk seluruh perusahaan dan tim individu
  • Mengawasi segala hal yang berhubungan dengan operasional sehari-hari
  • Mengejar peluang pengembangan bisnis
  • Mempertahankan hubungan bisnis strategis eksternal utama
  • Melayani sebagai orang kedua sebagai eksekutif kunci dan mengambil banyak tanggung jawab dalam kapasitas itu

Untuk menangani daftar tanggung jawab yang beragam itu secara memadai, administrator tingkat menengah biasanya diharapkan untuk:

  • Memiliki pengalaman bertahun-tahun dan terbukti sukses dalam kapasitas administratif atau manajerial
  • Menunjukkan keterampilan berpikir strategis dan kritis yang menyaingi para eksekutif yang mereka layani
  • Memiliki mata supernatural untuk detail; orang-orang ini mengingat nama setiap orang, setiap batas waktu, dan setiap poin penting tentang kebijakan dan proses
  • Berkomunikasi dengan siapa saja dan semua orang untuk mendapatkan hasil
  • Manipulasi waktu mereka hingga mereka tampak memiliki lebih banyak waktu dalam sehari
  • Menunjukkan komitmen tingkat investor terhadap misi perusahaan
  • Memiliki bakat untuk meningkatkan proses dan mengelola alur kerja dengan cara yang mendorong efisiensi serta niat baik
  • Disukai dan dihormati oleh karyawan dari semua tingkatan dan di semua departemen
  • Ambil kepemilikan atas semua hasil, bahkan yang tidak secara langsung menyentuh pekerjaan sehari-hari

(- Selesaikan lebih banyak hal The Assist - buletin mingguan gratis # 1 yang dibuat untuk asisten oleh asisten.)

Jika Anda berada di bidang administrasi (terutama jika Anda mencari pekerjaan), kami yakin Anda telah menemukan bagian yang adil dari jabatan pekerjaan administratif Anda. Kami akan senang dengan intel Anda dalam hierarki jabatan administratif. Beri tahu kami judul mana yang kami lewatkan dan bagikan wawasan Anda di bawah!

Terima kasih khusus kepada O * NET OnLine , disponsori oleh Departemen Tenaga Kerja AS, karena menyimpan basis data informasi ketenagakerjaan yang luar biasa.