Satu-satunya Templat Manual Prosedur Kantor yang Anda Butuhkan

Manual Prosedur Kantor

Jika Anda memiliki prosedur kantor yang perlu Anda dokumentasikan, maka Anda mungkin dapat menggunakan templat manual prosedur kantor. Template membuat hidup Anda lebih mudah, memberi Anda titik awal yang kokoh dan membantu memastikan bahwa Anda tidak melewatkan informasi penting apa pun.



Mengapa Anda perlu mendokumentasikan prosedur kantor sejak awal? Dengan kata lain, mengapa Anda perlu membuat manual prosedur kantor?

Kiat Pro: Jika Anda adalah karyawan jarak jauh atau bagian dari tim dengan pekerja jarak jauh mencari cara yang efektif untuk tetap terhubung, kami sarankan untuk memeriksa Nextiva . Didesain sempurna untuk tenaga kerja terdistribusi modern, teknologi Voice over Internet Protocol (VoIP) Nextiva memungkinkan karyawan Anda melakukan panggilan yang jelas dari lokasi mana pun menggunakan komputer atau telepon.

Pertanyaan yang bagus. Akal sehat menyarankan manual prosedur adalah ide yang baik secara umum, tetapi ada juga beberapa manfaat khusus dari membuat manual prosedur kantor:



  • Jika Anda pergi berlibur, maka siapa pun dapat menggunakan panduan ini untuk menyelesaikan tugas-tugas penting Anda. Panduan ini membantu pendukung Anda melakukan apa yang perlu dilakukan, dan juga memberi Anda ketenangan pikiran karena Anda akan tahu bahwa pekerjaan Anda tercakup, dan juga tercakup dengan benar; Anda yang menulis manualnya!
  • Jika Anda perlu merekrut karyawan baru, Anda dapat memberikan salinan manual kepada karyawan baru tersebut. Anda akan dapat dengan mudah menjelaskan semua proses dan prosedur yang diikuti oleh karyawan baru, karena semuanya akan dijelaskan dengan jelas di manual.
  • Jika Anda perlu menjelaskan tugas dan proses Anda kepada manajemen, Anda akan memiliki akun yang terdokumentasi dengan baik tentang semua proses dan tugas utama Anda langsung di ujung jari Anda yang cerdas.
  • Jika Anda pernah meninggalkan pekerjaan Anda saat ini, maka Anda tidak perlu berebut untuk merekam semua proses Anda sebelum Anda pergi. Ini juga akan menguntungkan pengganti Anda, dan perusahaan secara keseluruhan, untuk memiliki manual referensi yang tidak dibuat dengan terburu-buru.

SN_SwagBox_banner

Templat dan tip di bawah ini membantu Manajer Kantor dan Asisten Eksekutif mendokumentasikan dan membagikan proses kerja mereka yang telah dicoba dan benar.

(PS - Bergabunglah dengan salah satu Grup FB pribadi kami khusus untuk Asisten Eksekutif atau Manajer kantor . Itu adalah komunitasuntuk terhubung, berkolaborasi, dan berbagi saran tentang cara mengatasi spektrum luas tantangan yang Anda hadapi dalam peran Anda.)



Praktik Terbaik Manual Prosedur Kantor

Inilah semua yang Anda butuhkan untuk membuat templat manual prosedur kantor yang efektif.

pranks untuk menarik rekan kerja

Praktik Terbaik Manual Prosedur Kantor

  1. S tart manual Anda dengan garis besar. Menurut Patricia Robb , penulis Tertawa Sepanjang Jalan untuk Bekerja: Blog Survival untuk Asisten Administratif Hari Ini , “Anda harus mengatur tugas Anda dalam format logis dalam daftar isi untuk memetakan bagaimana Anda ingin menempatkan setiap item. Setelah Anda menyelesaikan daftar isi, Anda dapat kembali dan mengisi detailnya. ”
  2. Gunakan deskripsi pekerjaan Anda dan dokumentasi apa pun dari ulasan terbaru untuk menarik tanggung jawab inti Anda. Buku pedoman Anda harus mencakup, dengan cara langkah demi langkah, bagaimana melakukan masing-masing tanggung jawab inti ini.
  3. Pisahkan semua kebijakan yang perlu Anda dokumentasikan dari prosedur yang perlu Anda dokumentasikan. Berdasarkan Jembatan Kepatuhan , 'Kebijakan menetapkan sekumpulan aturan seperti perilaku di tempat kerja, sedangkan prosedur menentukan langkah-langkah yang harus Anda ambil untuk menerima karyawan baru.' Saat Anda ingin seseorang mengetahui mengapa Anda melakukan sesuatu, buat dan catat kebijakan. Saat Anda ingin seseorang mengetahui cara melakukan sesuatu, buat dan rekam prosedur.
  4. Tulis manual dalam bahasa yang jelas dan ringkas. Manual prosedur samar hampir tidak berguna. Berikut pepatah kantor baru untuk Anda: Manual prosedur yang tidak dapat dimengerti oleh siapa pun tidak akan berguna bagi siapa pun.
  5. Sertakan judul dan poin-poin. Selain menulis prosedur dalam bahasa yang jelas, sebutkan topik dan poin penting menggunakan judul tebal, poin peluru, tabel, dan lainnya. elemen visual yang memecah blok teks. Ini membantu siapa pun membaca manual dan melompat ke bagian yang relevan.
  6. Sertakan informasi kontak untuk orang yang memiliki proses tersebut , kemungkinan besar sendiri. Ini membantu siapa pun yang menggunakan manual ini mengetahui siapa yang harus dihubungi jika mereka memiliki pertanyaan.
  7. Validasi manual. Biarkan seseorang yang tidak tahu apa yang Anda lakukan membaca manual. Setelah rekan Anda membaca manual, minta dia untuk mengajak Anda bermain demi permainan tentang apa yang akan dia lakukan pada hari tertentu. Jika dia meraba-raba, kemungkinan besar itu adalah kesalahan dalam penulisan atau struktur manual.
  8. Jadikan manual sebagai PDF yang dapat dicari. Hal ini memungkinkan orang untuk mencari dengan jauh lebih canggih daripada yang dapat mereka capai hanya dengan menggunakan bola mata mereka untuk membaca sepintas peluru dan heading Anda, terlepas dari seberapa terorganisirnya mereka.
  9. Cantumkan tanggal pembuatan manual serta tanggal terakhir diperbarui. Ini akan membantu pengguna memverifikasi bahwa mereka mendapatkan informasi terkini.
  10. Berikan fleksibilitas dan opsi untuk setiap prosedur. Berdasarkan satu panduan penulisan kebijakan , “Jika memungkinkan, prosedur harus menawarkan opsi kepada pengguna. Prosedur yang membatasi secara tidak perlu dapat membatasi kegunaannya. ' Dalam beberapa kasus, orang-orang yang menggunakan manual hanya akan 'mengisi' dan mungkin tidak setia mengikuti aturan ke T. Jika mereka menemukan sesuatu yang sebenarnya tidak mereka sukai, maka mereka mungkin tidak melakukannya Itu.
  11. Menghindari termasuk informasi yang mungkin akan segera usang. Misalnya, jika suatu prosedur melibatkan kerja sama dengan seseorang di perusahaan, Anda dapat menggunakan judul posisi alih-alih nama orang tersebut. Ketika orang keluar dari perusahaan, manual tersebut akan tetap berguna.
  12. Sertakan konteks bila perlu. Tentukan istilah apa pun yang tampak seperti jargon khusus untuk posisi Anda, atau klarifikasi prosedur apa pun yang mungkin memerlukan konteks untuk dipahami. Misalnya, Anda mungkin menyebut laporan tahunan perusahaan sebagai 'Tahunan'. Pastikan untuk merujuknya sebagai 'laporan tahunan perusahaan' jika Anda menyebutkannya dalam prosedur apa pun. Jika seseorang meninjau prosedur, mereka mungkin meremehkan pentingnya 'tahunan' dan mengambil jalan pintas jika mereka tidak tahu persis apa itu.
  13. Buat rencana pembaruan dan kalender. Manual prosedur kantor bukanlah dokumen statis dan perlu direvitalisasi sesering mungkin. Anda harus menjaganya agar tetap berfungsi dengan baik.
  14. Sertakan bagan organisasi departemen dan posisi dalam perusahaan Anda untuk memastikan pembaca manual dapat menghubungkan titik-titik tersebut.
  15. Atur prosedur dan tugas sesuai dengan frekuensi. Jelaskan apakah prosedurnya hanya sekali atau tugas harian, mingguan, bulanan, atau tahunan yang berulang.
  16. Cantumkan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk setiap prosedur. Ini akan mengelola ekspektasi pengguna dan membantu mereka mengalokasikan waktu secara efektif.
  17. Patricia Robb juga merekomendasikan termasuk daftar periksa untuk membantu pengguna manual memastikan mereka mencakup semua prosedur penting.

Templat Manual Prosedur Kantor

Mengerjakan templat manual prosedur kantor

Gunakan templat ini sebanyak yang Anda butuhkan untuk mencakup semua tugas penting Anda.

camilan sehat untuk dibeli di toko

Sertakan informasi di bawah ini untuk menguraikan prosedur untuk satu tugas dalam manual prosedur Anda.

  • Tugas:
  • Waktu yang dibutuhkan:
  • Departemen yang terlibat:
  • Posisi yang terlibat:
  • Mengapa kami melakukannya:
  • Saat kami melakukannya:
    • Harian:
    • Mingguan:
    • Bulanan:
    • Setiap tahun:
  • Bagaimana kita melakukannya:
    • Langkah 1:
    • Langkah 2:
    • Langkah 3:
    • Langkah 4:
    • Langkah 5:
  • Pengiriman kunci / tanda penyelesaian:

Contoh Manual Prosedur Kantor

Templat Manual Prosedur Kantor

Manual prosedur kantor Anda kemungkinan besar akan dibuat dari serangkaian tugas, beberapa terkait dan lainnya benar-benar terpisah. Jelas, tugas-tugas terkait kelompok bersama. Sertakan garis atau diagram alir untuk menunjukkan hubungan antara tugas.

Contoh 1:

  • Tugas: Mengambil inventaris dari stasiun makanan ringan kantor
  • Waktu yang dibutuhkan: Sekitar 15 menit
  • Departemen yang terlibat: T / A; semua orang menikmati makanan ringan, tetapi Manajer Kantor adalah satu-satunya orang yang bertanggung jawab untuk memesan makanan ringan dan mencatat
  • Posisi yang terlibat: T / A; ini adalah pertunjukan solo
  • Mengapa kami melakukannya: Untuk memastikan jumlah camilan kami mencerminkan preferensi dan konsumsi aktual di seluruh kantor.
  • Saat kami melakukannya:
    • Harian: Dua kali, hal pertama di pagi hari dan hal terakhir di malam hari.
  • Bagaimana kita melakukannya:
    • Langkah 1: Hitung camilannya.
    • Langkah 2: Catat jumlah keseluruhan.
    • Langkah 3: Catat jumlah setiap camilan tertentu.
    • Langkah 4: Selama kunjungan akhir hari Anda, lengkapi kembali camilan sesuai kebutuhan.
    • Langkah 5: Tempatkan pesanan apa pun yang diperlukan.
  • Pengiriman kunci / tanda penyelesaian: Stasiun makanan ringan yang diisi ulang.

SN_SwagBox_banner

Pemesanan Perjalanan

Contoh 2:

  • Tugas: Buat rencana perjalanan untuk rapat komite kepemimpinan eksekutif
  • Waktu yang dibutuhkan: 30 menit
  • Departemen yang terlibat: T / A; pemimpin dari setiap departemen terlibat dalam komite, tetapi pembuatan itinerary hanya melibatkan tim Administratif.
  • Posisi yang terlibat: Asisten Eksekutif untuk setiap kepala departemen utama perlu menambahkan item itinerary dan juga meninjau dan menandatangani itinerary akhir.
  • Mengapa kami melakukannya: Rencana perjalanan adalah pusat keberhasilan setiap rapat komite kepemimpinan eksekutif. Para pemimpin menanggapi rencana perjalanan dengan serius dan menggunakannya untuk merencanakan poin pembicaraan, presentasi, dan banyak lagi.
  • Saat kami melakukannya:
    • Harian: Meskipun pertemuan hanya terjadi sekali dalam seminggu, proses perencanaan itinerary berlangsung selama beberapa hari dan dimulai jauh sebelum hari sebelum pertemuan. Lakukan beberapa item setiap hari untuk menjaga proses pembuatan rencana perjalanan secepat dan semudah mungkin.
  • Bagaimana kita melakukannya:
    • Langkah 1: Kirim email ke Asisten Eksekutif departemen lain untuk mendapatkan poin rencana perjalanan mereka.
    • Langkah 2: Buat draf pertama rencana perjalanan menggunakan masukan dari EA lain.
    • Langkah 3: Kirim draf rencana perjalanan ke EA lain untuk ditinjau dan disetujui.
    • Langkah 4: Integrasikan umpan balik dan poles rencana perjalanan akhir.
    • Langkah 5: Kirim rencana perjalanan ke semua peserta rapat.
  • Pengiriman kunci / tanda penyelesaian: Itinerary diedarkan ke semua peserta pertemuan setidaknya satu hari sebelum pertemuan (pada hari Selasa).

Bisnis perjalanan

Contoh 3:

  • Tugas: Buat rencana perjalanan bisnis eksekutif.
  • Waktu yang dibutuhkan: 1-2 jam
  • Departemen yang terlibat: T / A
  • Posisi yang terlibat: T / A
  • Mengapa kami melakukannya: Rencana perjalanan adalah pusat kesuksesan rencana perjalanan bisnis seorang eksekutif.
  • Saat kami melakukannya:
    • Sesuai kebutuhan: Anda akan tahu bahwa perlu membuat rencana perjalanan jika ada rencana perjalanan eksekutif.
  • Bagaimana kita melakukannya:
  • Pengiriman kunci / tanda penyelesaian: Executive memiliki jadwal perjalanan setidaknya satu minggu sebelum tanggal keberangkatan.

Apakah Anda pernah membuat manual prosedur kantor? Kiat, trik, dan praktik terbaik apa yang membuat Anda tetap di jalur? Bagikan pengalaman Anda di komentar di bawah.

(PS - Bergabunglah dengan salah satu Grup FB pribadi kami khusus untuk Asisten Eksekutif atau Manajer kantor . Itu adalah komunitasuntuk terhubung, berkolaborasi, dan berbagi saran tentang cara mengatasi spektrum luas tantangan yang Anda hadapi dalam peran Anda.)

Sumber Daya Cara Kantor:

36 Ide Dekorasi Kantor untuk Menginspirasi Kerja Terbaik Tim Anda

25 Ide Pesta Kantor Epik yang Akan Membuat Semua Orang Bersemangat selama Minggu

19 Ide Organisasi Kantor Kickass untuk Produktivitas Maksimum

25 Ide Papan Buletin Kantor Kreatif Yang Benar-Benar Dapat Dibaca

101 Permainan dan Aktivitas Kantor Menyenangkan yang Membuat Pekerjaan Menjadi Luar Biasa

15 Ide Tata Letak Kantor Kreatif Yang Membuat Orang Sangat Bersemangat

7 Ide Ulang Tahun Kantor yang Menyenangkan Semudah Pai

Kalender Acara Tempat Kerja: Acara Kantor untuk Setiap Bagian Tahun Ini

Kami Memberi Kendali Gratis Hewan Peliharaan Kantor di Tempat Kerja - Begini Cara Membuat Kantor Kami Lebih Baik

Merencanakan Pindah Kantor? Inilah Yang Perlu Anda Ketahui

Cara Membawa Getaran Startup Otentik ke Kantor Apa Pun

Panduan Definitif tentang Cara Mengatur Sistem Arsip Kantor

18 Ide Pesta Liburan Yang Sangat Menyenangkan bagi Perusahaan Kecil

Bagaimana Membuat Outing Perusahaan Anda Berikutnya Tak Terlupakan

Satu-satunya Daftar Periksa Perencanaan Acara Perusahaan yang Anda Butuhkan

Panduan Modern untuk (Bertanggung Jawab) Minum di Tempat Kerja

7 Cara Kreatif untuk Membuat Pengumuman Karyawan Baru yang Berkesan

21 Pranks Kantor Kocak Yang (Mudah-mudahan) Tidak Akan Membuat Anda Dipecat

17 Ide Perusahaan Swag Yang Sangat Diinginkan Karyawan

Lembar Sontekan A-Z Anda untuk Memilih Layanan Panggilan Konferensi Terbaik

Panduan Lengkap untuk Nawala Perusahaan yang Berhasil [dengan Template]

Bagaimana Melakukan Retret Perusahaan yang Akan Diagungkan Semua Orang