Bagaimana Asisten Eksekutif Terbaik Menetapkan dan Mencapai Tujuan Mereka

asisten eksekutif-penetapan tujuan

Kami sering ditanya tentang penetapan tujuan Asisten Eksekutif, baik di kami Komunitas EA dan oleh anggota kami, dan itu adalah topik yang sangat kontroversial. Biasanya muncul dengan salah satu dari dua cara.



Itu juga -

Saya adalah Asisten Eksekutif. Haruskah saya mulai berpikir tentang menetapkan tujuan untuk diri saya sendiri? Apakah penetapan tujuan berlaku untuk saya? Seperti apa tujuan asisten eksekutif?

hal menyenangkan untuk kantor

Atau…



Tolong! Bos saya baru saja meminta saya menetapkan tujuan untuk pertama kalinya dan saya tidak tahu harus mulai dari mana. Apa tujuan asisten eksekutif ?!

Bergantung pada siapa Anda bertanya, penetapan tujuan untuk EA bisa sangat penting, latihan yang berguna tapi tidak kritis, atau… buang-buang waktu.

Setelah bekerja erat dengan begitu banyak Asisten Eksekutif, kami berpendapat bahwa penetapan tujuan bukan hanya latihan yang berguna untuk beberapa Asisten Eksekutif, itu sebenarnya penting untuk sukses dalam peran tersebut.



(- Selesaikan lebih banyak hal The Assist - buletin mingguan gratis # 1 yang dibuat untuk asisten oleh asisten.)

Seperti yang kami temukan di yang terbaru Status laporan Asisten Eksekutif , peran EA terus meningkat dalam cakupannya. Asisten Eksekutif hari ini diharapkan menjadi perpanjangan dari eksekutif yang mereka dukung. Artinya, selain melakukan tugas administratif seperti kalender, memesan perjalanan, dan mengatur acara, banyak fungsi yang dulunya adalah bidang SDM, keuangan, atau operasional. Sedang berbicara orientasi karyawan baru , memecahkan masalah TI, mengelola Manfaat , dan bahkan mengarahkan budaya kantor. (Kami menduga Anda bisa memahami ini.)

Asisten Eksekutif kemungkinan juga diharapkan menawarkan nasihat strategis tingkat tinggi, dan menemukan cara baru untuk membantu memajukan bisnis. Ini mungkin berarti menerapkan teknologi baru atau proses yang memberikan dorongan terukur dalam efisiensi atau berdampak pada keuntungan perusahaan.

Itulah mengapa penetapan tujuan sangat penting. Untuk memenuhi ekspektasi yang meningkat ini dan menjalankan fungsi baru, Asisten Eksekutif perlu terus meningkatkan keterampilan dan pengetahuan mereka. Penetapan tujuan, terutama dengan a lembar kerja penetapan tujuan , adalah cara sempurna untuk memperjelas tujuan asisten eksekutif Anda & memastikan Anda terus-menerus meningkatkan kemampuan Anda dan terus menambahkan nilai bagi eksekutif Anda, dan pada akhirnya, untuk bisnis.

Tentu saja, penetapan tujuan untuk Asisten Eksekutif memiliki tantangan uniknya sendiri.

Liza Goldberg - yang menjadi moderator kami Komunitas Asisten Eksekutif dan mantan EA sendiri - uraikan seperti ini:

liza-goldberg“Penetapan tujuan sangat sulit bagi asisten eksekutif karena begitu banyak pekerjaan yang reaktif. Sulit untuk merencanakan jika Anda tidak tahu persis apa yang akan Anda kerjakan. Bagian sulit lainnya adalah datang dengan tujuan baru. Meskipun pekerjaannya dinamis, terkadang Anda juga merasa melakukan hal yang sama setiap hari - penjadwalan, perencanaan acara, pengorganisasian, dll. ”

Untuk menunjukkan caranya, kami juga meminta bantuan dari Asisten Eksekutif kami yang luar biasa Valerie Gomez. Valerie adalah Asisten Eksekutif berpengalaman yang telah memegang posisi Asisten Administrasi dan Eksekutif di tempat-tempat seperti APD di Texas, dan mendukung berbagai fungsi eksekutif dan SDM di perusahaan besar dan kecil. Dia baru-baru ini mengambil tantangan untuk menetapkan tujuan dalam karirnya sendiri dan mempertimbangkan pelajaran-pelajaran utama dan takeaway dari pengalamannya.

Sebelum kita membahas secara spesifik tentang penetapan tujuan Asisten Eksekutif, mari kita lihat terlebih dahulu praktik terbaik penetapan tujuan umum.

Praktik Terbaik Penetapan Sasaran

menetapkan tujuan sendiri

Waktunya untuk pembicaraan yang nyata. Penetapan tujuan itu sulit. Ambil resolusi Tahun Baru misalnya. Penelitian memberi tahu kami bahwa hanya 8% orang yang mencapai tujuan Tahun Baru mereka - alias, 92% orang yang menetapkannya gagal secara drastis. Dan itu dari sekitar 50% populasi yang menetapkannya sejak awal.

Tapi jangan putus asa. Kegagalan hampir selalu merupakan akibat dari tujuan yang tidak masuk akal, tidak dapat dicapai, atau tidak ada rencana untuk benar-benar memastikan Anda mencapainya.

Dan karena Anda membaca postingan ini, ini TIDAK AKAN terjadi pada Anda.

game pemecah es lucu untuk orang dewasa

Tidak peduli apa posisi Anda, ada beberapa strategi penetapan tujuan yang telah dicoba dan benar yang akan meningkatkan peluang Anda untuk sukses.

TIPS: Menggunakan perangkat lunak efisiensi seperti monday.com akan membantu Anda mengelola dan menghancurkan tujuan Anda dengan cara yang menyenangkan secara visual! Banyak EA di Grup Facebook Asisten Eksekutif kami merekomendasikan ini sebagai sumber daya favorit mereka untuk semua hal tentang produktivitas dan penetapan tujuan.

Senin Gif

1. Tetapkan Tema

Arahkan tujuan Anda ke satu arah dengan membuat tema. Sebuah tema menyatukan berbagai tujuan Anda dan memastikannya menambahkan satu kesatuan yang koheren.

Tema Anda mungkin 'A Better You', 'Time Well Spent', atau 'Connection'.

Tema 'A Better You' mungkin menginspirasi tujuan seputar pengembangan profesional atau kesehatan - atau keduanya. Demikian pula, 'Waktu yang Dihabiskan dengan Baik' mungkin membantu Anda menjadi lebih efisien dalam pekerjaan, tetapi mungkin juga menginspirasi Anda untuk memberikan waktu keluarga yang berkualitas atau menyisihkan waktu untuk persahabatan atau kencan.

ide pesta liburan perusahaan kecil

2. Tetapkan 5 Sasaran Maks…

Salah satu kunci untuk mencapai tujuan Anda adalah membuatnya dapat dicapai. Itu dimulai dengan jumlah tujuan yang Anda tetapkan untuk diri Anda sendiri. Anda tidak dapat mencapai 25 sasaran tingkat tinggi - atau bahkan 10. Sebaiknya Anda memulai dengan 5. Berfokus pada beberapa sasaran penting saja akan secara drastis meningkatkan kemungkinan berhasil.

3.… Setidaknya Satu Tujuan untuk Setiap Area Kehidupan Anda

penetapan tujuan-untuk-asisten-eksekutif

Tujuan profesional besar, tapi hidup kita tidak dipisahkan dengan rapi menjadi silo. Ketika kehidupan pribadi, kesehatan, dan bahkan spiritualitas kita berada di tempat yang baik, kita juga mempersiapkan diri untuk kesuksesan profesional. Sisi sebaliknya juga benar - ketika kesehatan dan hubungan kita berantakan, jauh lebih sulit untuk sukses di tempat kerja. Itulah mengapa penting untuk membahas lebih dari sekadar kehidupan profesional Anda saat menetapkan tujuan.

Kami merekomendasikan untuk memulai dengan yang berikut:

  • Profesional - tujuan yang meningkatkan keterampilan Anda, atau yang menggerakkan Anda gaji atau gelar yang Anda inginkan
  • Hubungan - tujuan untuk tetap terhubung dengan keluarga dan teman, atau meningkatkan (atau memulai) hubungan romantis
  • Kesehatan - tujuan yang berkaitan dengan kebugaran, kebugaran, nutrisi, dan kesehatan mental

Dengan menggunakan tema Anda, tentukan setidaknya tujuan di masing-masing dari tiga area ini. Anda mungkin juga ingin memasukkan spiritualitas atau bahkan kreativitas jika ini penting untuk pemenuhan Anda secara keseluruhan.

Intinya adalah, ketika area kehidupan Anda di luar pekerjaan tidak berada di tempat yang Anda inginkan, hal itu cenderung memengaruhi kehidupan profesional Anda juga. Pastikan Anda menangani semua area yang penting bagi Anda dalam tujuan Anda.

4. Lampirkan Mengapa untuk Setiap Tujuan

Anda akan lebih cenderung untuk menindaklanjuti jika Anda memiliki alasan kuat yang mendorong Anda untuk terus maju. Tanyakan pada diri Anda, mengapa tujuan ini penting bagi Anda? Bisa setinggi keinginan untuk menjalani kehidupan yang lebih memuaskan atau membuat masa depan Anda bangga, atau sama pragmatis dengan menaikkan gaji Anda sehingga Anda dapat melakukan perjalanan lebih banyak. Cari tahu alasan yang memotivasi setiap tujuan, dan catatlah itu.

5. Pastikan Tujuan Anda Menarik

Pada akhirnya, tujuan ini adalah untuk keuntungan Anda dan bukan untuk orang lain. Jika Anda tidak bersemangat memikirkannya, Anda tidak akan bertindak berdasarkan mereka.

Lakukan pemeriksaan usus. Tanyakan, apakah tujuan ini membuat Anda ingin bangun satu jam lebih awal, atau apakah itu terasa membosankan? Apakah Anda menghindari memikirkan tentang tujuan Anda, atau apakah itu selalu menjadi prioritas utama? Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini akan membantu Anda memutuskan apakah sasarannya cukup kuat.

bagaimana mengatur kantor

6. Buatlah Tujuan Anda Spesifik & Terukur, dan lampirkan Tenggat Waktu

Kegagalan atau kesuksesan harus terlihat jelas. Sebenarnya, itu harus menjadi pertanyaan ya atau tidak.

Kebugaran memberikan contoh yang baik di sini:

'Saya ingin menjadi bugar,' bukanlah tujuan yang baik.

'Saya ingin menurunkan 10 pound dalam tiga bulan,' atau 'Saya ingin berlari sejauh enam menit pada bulan Juni,' lebih baik. Perhatikan bahwa tujuan ini spesifik, terukur, dan memiliki kerangka waktu. Mereka menciptakan patokan yang jelas, dan apakah Anda mencapai sasaran itu atau tidak akan mudah untuk ditentukan.

Demikian pula, 'Saya ingin menjadi lebih baik dalam pekerjaan saya', bukanlah tujuan yang baik. “Saya ingin mendapatkan sertifikasi profesional pada akhir tahun” lebih baik.

“Saya ingin lebih banyak membangun jaringan.” Tidak baik.

“Saya ingin membuat satu koneksi profesional baru setiap minggu untuk K3.” Sekarang kita berbicara.

kegiatan ice breaker untuk orang dewasa

Anda mengerti.

(- Selesaikan lebih banyak hal The Assist - buletin mingguan gratis # 1 yang dibuat untuk asisten oleh asisten.)

7. Tuliskan dan Buat agar Terlihat

eksekutif-asisten-pengaturan-tujuan-tujuan

Tuliskan tujuan Anda dengan singkat (dan Mengapa), dan pertahankan agar selalu terlihat. Hidup akan mengganggu Anda. Pastikan tujuan Anda selalu ada untuk selalu mengingatkan Anda.

Tulis tujuan Anda di post-it dan simpan di monitor desktop Anda. Pasang di cermin Anda di rumah. Ambil tangkapan layarnya dan atur sebagai latar belakang ponsel Anda. Bagaimanapun, pastikan mereka menuntut perhatian Anda.

8. Tulis Langkah Tindakan Berikutnya untuk Setiap Sasaran Berikutnya

Sekarang setelah Anda mengetahui tujuan Anda, Anda membutuhkan jalan untuk mencapainya.

Langkah pertama selalu yang tersulit. Cari tahu apa itu dan berkomitmen untuk menerimanya. Mulailah dengan langkah pertama dan bangun dari sana.

9. Temukan Mitra Akuntabilitas

pengaturan tujuan tim

Sama seperti Anda lebih mungkin untuk menindaklanjuti ketika tujuan Anda menarik, Anda juga lebih mungkin untuk menindaklanjuti ketika Anda meminta pertanggungjawaban seseorang.

Berpasangan dengan seseorang dan check in setidaknya sebulan sekali. Pecahkan tujuan Anda menjadi langkah-langkah konkret dan lacak kemajuan Anda terhadapnya

Sebagai aturan umum, pasangan Anda tidak boleh menjadi eksekutif Anda… dan mungkin bukan pasangan Anda atau orang penting lainnya. Kolega atau teman tepercaya adalah pilihan yang lebih baik. Ia haruslah rekan yang Anda percayai, tetapi yang tidak akan menutup-nutupi saat Anda membutuhkan cinta yang kuat.

ide camilan sehat untuk bekerja

Kiat Penetapan Sasaran Tingkat Lanjut untuk Asisten Eksekutif

eksekutif-asisten-gadis-pengaturan-tujuan

Jadi itu adalah dasar-dasarnya, tetapi seperti yang telah kami sebutkan, penetapan tujuan Asisten Eksekutif sedikit berbeda. Ada beberapa tantangan unik yang harus Anda pertimbangkan.

Jadi apa saja tantangan itu, dan bagaimana Anda menjelaskannya?

Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, kami meminta Asisten Eksekutif ahli kami sendiri Valerie Gomez untuk memandu kami melalui bagaimana dia mendekati penetapan tujuan. Kami juga memanfaatkan kami Asisten Eksekutif Komunitas Facebook untuk tujuan yang mereka fokuskan saat ini. Inilah yang mereka katakan.

Tantangan Penetapan Sasaran Asisten Eksekutif

Jadi apa tantangan ini? Valerie menggambarkannya seperti ini -

valerie-gomez.dll“Tidak ada hari yang sama. Apa yang Anda kerjakan terus berubah - hampir dari menit ke menit. Dan terkadang Anda hanya perlu membuat keajaiban terjadi. '

Menurutnya, ini berarti Asisten Eksekutif harus menetapkan 'tujuan seputar keterampilan dan taktik untuk menangani sifat reaktif pekerjaan'.

Fokus pada Keterampilan dan Pengetahuan Baru

Sebagai Asisten Eksekutif, secara proaktif mengambil keterampilan baru sangat penting untuk kesuksesan. Kuncinya di sini adalah memusatkan perhatian pada beberapa keterampilan khusus dan cara memperolehnya

Berikut beberapa contoh dari kami Komunitas Asisten Eksekutif :

  • Shari: 'Saya akan mengambil kelas menulis untuk mengasah kemampuan menulis dan mengedit saya.'
  • Mariëtte: “Menetapkan tujuan untuk mempelajari manajemen situs web WordPress, manajemen pemasaran email (MailChimp, AWeber, Kontak Konstan, dll), manajemen pemasaran media sosial, dan desain grafis (menggunakan perangkat lunak gratis seperti Canva dan PicMonkey) ”
  • Monika menetapkan tujuan 'mengambil kursus manajemen proyek' untuk menyempurnakan kemampuannya dalam menjaga tugas besar tetap berjalan dan bergerak maju. Anda dapat mengambil kursus seperti ini dan bahkan mendapatkan sertifikasi di community college setempat.

Mulailah dengan Pengamatan

Aspek unik lainnya dari peran Asisten Eksekutif adalah meskipun Anda selalu mendukung kebutuhan eksekutif, Anda juga semakin diharapkan untuk menambah nilai dalam arti yang lebih luas dan lebih strategis. Sebelum Anda dapat melakukannya, Anda harus mengidentifikasi peluang untuk perbaikan.

Valerie menekankan peran observasi -

“Saya sering hanya mencari area yang dapat kami tingkatkan, bagaimana kami dapat meningkatkan pengalaman klien, atau pengalaman tamu secara keseluruhan di kantor. Begitulah cara saya menentukan banyak tujuan saya. Misalnya, ada proses orientasi . Saya perhatikan ada beberapa ruang yang jelas untuk perbaikan - khususnya untuk karyawan baru, kami bisa lebih efisien dengan pengalaman mereka saat mereka berjalan di gedung untuk hari pertama mereka. Jadi saya menetapkan tujuan untuk menyarankan sejumlah perbaikan SDM pada tanggal tertentu.

Lakukan Pemeriksaan Suhu Budaya

pengaturan tujuan tim

Di banyak kantor, Asisten Eksekutif juga bertugas menjaga suasana atau budaya kantor. Penetapan tujuan juga dapat membantu di sini, tetapi mengetahui tujuan apa yang harus ditetapkan lagi membutuhkan penentuan kebutuhan budaya tim. Menurut Valerie, tidak ada cara untuk menggosok siku dengan rekan kerja.

pertanyaan pemecah kebekuan untuk bekerja

“Hanya berjalan di lantai, memastikan saya memeriksa suhu apa yang orang lakukan dan yang mereka butuhkan dalam hal getaran. Lebih sering daripada tidak, mereka akan memberi tahu Anda ketika mereka membutuhkan sesuatu, dan Anda dapat mengembangkan tujuan berdasarkan itu. ”

Contoh Sasaran

  • Makan siang atau minum kopi setidaknya sekali seminggu dengan anggota tim dari departemen yang berbeda untuk mengukur pemahaman mereka tentang budaya perusahaan. Di akhir bulan, identifikasi tiga hal yang bekerja dengan baik dan tiga area untuk perbaikan (dengan solusi yang disarankan).

Pertimbangkan Baik Kebutuhan Pribadi maupun Perusahaan

Valerie juga melakukan pekerjaan yang baik dalam mengingatkan kita mengapa Asisten Eksekutif harus fokus baik pada lintasan karir mereka sendiri maupun perusahaan secara keseluruhan. Hanya berfokus pada karir Anda sendiri adalah salah langkah yang harus dihindari:

“Ada orang yang hanya fokus pada perannya. Mereka berpikir, 'Saya harus berhasil dalam peran saya,' dan hanya itu. Tapi, ini bukan hanya tentang saya. Menurut saya, saya ingin menemukan setiap peluang yang dapat kami tingkatkan di setiap departemen. Ini tentang mengenal kepala departemen untuk melihat tidak hanya apa yang perlu saya pelajari untuk diri saya sendiri, tetapi juga tentang apa yang dapat saya lakukan untuk membantu perusahaan meningkat secara keseluruhan. Saya sangat menyukai Dcbeacon secara keseluruhan. Saya bekerja di sini karena saya menyukai misi perusahaan. Saya adalah bagian dari memajukan misi itu, jadi saya menetapkan tujuan yang mencerminkan hal itu. '

Asisten Eksekutif Heather memposting tujuan hebat terkait dengan ide ini di kami Komunitas Facebook . Dia mengarahkan pandangannya pada 'menghafal lebih banyak bagan organisasi perusahaan. Saya mengelola 3 eksekutif (penjualan, pemasaran & teknik). Saya ingin dapat mengenali setiap anggota tim pada akhir tahun. '

Contoh Sasaran

  • Identifikasi tiga kebutuhan tim yang berada dalam kendali Anda untuk ditangani. (Makanan ringan di kantor? Sistem keamanan untuk check-in tamu? Proses yang lebih baik untuk memesan ruang konferensi?)

Kembangkan Keterampilan Kepemimpinan

Kami terkadang berasumsi bahwa keterampilan kepemimpinan disediakan untuk manajer atau eksekutif tingkat C, tetapi keterampilan kepemimpinan dapat menjadi kunci sukses dalam peran Asisten Eksekutif juga.

Tidak percaya?

Sebenarnya ada kesamaan mendasar dengan peran Asisten Eksekutif dan manajer atau pemimpin mana pun.

Semuanya bermuara pada layanan. Pemimpin terbaik tidak hanya menugaskan dan mendelegasikan, mereka melayani orang lain. Mereka memberikan dukungan dengan membersihkan rintangan, mengartikulasikan visi, dan membantu setiap orang bergerak menuju tujuan bersama. Pemimpin harus menjadi komunikator, pengamat, dan motivator yang hebat. Mereka harus mampu menyelesaikan masalah yang mendesak dengan segera, tetapi juga memikirkan tentang gambaran besar jangka panjang.

ide hadiah kecil untuk karyawan

Yang, tentu saja, terdengar sangat mirip dengan Asisten Eksekutif terbaik.

Tidak peduli apa jalur karier yang Anda inginkan, keterampilan kepemimpinan bisa sangat bermanfaat, dan ada banyak peluang untuk memimpin sebagai Asisten Eksekutif.

Contoh Sasaran

  • Anggota komunitas Sandra menetapkan tujuan untuk 'Bekerja dalam mengembangkan keterampilan kepemimpinan saya', sementara sesama Asisten Eksekutif April Maroney mulai membaca buku Tata Kelola sebagai Kepemimpinan untuk memberinya pola pikir pemimpin dalam perannya.

Temukan Mentor atau Bergabung dengan Komunitas (Ours!)

Kami menyarankan mencari mentor atau bergabung dengan komunitas online tempat Anda dapat mengumpulkan ide, mencari nasihat untuk situasi sulit, atau hanya menemukan dukungan dan dorongan saat Anda membutuhkannya. Tebak apa? Anda bahkan tidak perlu melihat terlalu lama karena kami memiliki dua tempat di mana Anda dapat menemukan dan terhubung dengan keluarga EA baru Anda hari ini:

  • The Assist , buletin email mingguan, memberikan tip, trik, dan dukungan untuk EA yang ingin menyelesaikan lebih banyak sambil berkembang secara profesional dan pribadi. Daftar hari ini !
  • Status Asisten Eksekutif , komunitas Facebook kami yang berkembang pesat, adalah pusat impian EA untuk mencari saran, berpartisipasi dalam diskusi yang hidup, dan mengobrol dengan EA termotivasi lainnya. Bergabunglah disini .

Contoh Sasaran

  • Hadiri tiga acara atau konferensi jejaring profesional kuartal ini, dan lakukan setidaknya tiga percakapan bermakna yang menghasilkan email tindak lanjut atau panggilan telepon.
  • Temukan mentor yang jalur kariernya ingin saya tiru.

Mengelola Stres

pertama kali-asisten-penetapan tujuan

Area fokus utama lainnya adalah mengatasi stres. Pekerjaan itu bermanfaat tetapi tidak datang tanpa penyebab stres yang adil. Itulah mengapa Valerie menetapkan tujuan seputar meditasi:

“Bermeditasi akan sangat membantu. Saya menetapkan tujuan untuk bermeditasi setiap pagi pada pukul 8:30, dan itu membantu saya menjadi lebih tenang dan tidak terlalu cemas. Sangat baik untuk menjauh dari pekerjaan Anda, bermeditasi sebentar, hanya untuk mengambil langkah dan bersantai. '

Contoh Sasaran

  • Bermeditasi setiap hari selama tiga minggu (sepuluh menit dua kali sehari) menggunakan aplikasi meditasi. Catat tingkat stres di penghujung hari untuk memantau kemajuan.

Mudah-mudahan, kami telah menyatakan bahwa penetapan tujuan Asisten Eksekutif adalah langkah penting untuk membuka potensi profesional Anda.

Pernahkah Anda mencoba menetapkan tujuan di masa lalu? Apa yang berhasil? Apa yang tidak?

Beri tahu kami di komentar.