Bagaimana Menjadi Ahli Perencanaan Perjalanan Perusahaan

Perencanaan perjalanan perusahaan

Rencana perjalanan perusahaangadalah pekerjaan penuh waktu, bahkan mungkin lembur. Jika Anda memiliki rencana perjalanan di atas piring Anda di atas daftar lengkap hal yang harus dilakukan, maka Anda mungkin dapat menggunakan beberapa tip, alat, dan daftar periksa untuk membuat hidup Anda lebih mudah. Kami telah mengumpulkan sumber daya perencanaan yang dapat Anda terapkan pada skenario perencanaan perjalanan perusahaan apa pun, baik Anda a Asisten virtual atau di rumah.



Cara terbaik untuk membuat, melacak, dan memantau saran dalam posting ini adalah dengan perangkat lunak produktivitas seperti Senin .

Tips Perencanaan Perjalanan Perusahaan

Ikuti tips pro berikut untuk membuat perencanaan perjalanan perusahaan lancar dan efisien untuk setiap perjalanan.

1. Kembangkan buku panduan perencanaan perjalanan perusahaan. Buku panduan hanya menguraikan sumber daya dan pendekatan yang telah berhasil dengan baik untuk Anda. Hal ini memungkinkan siapa saja untuk terjun dan membantu rencana perjalanan tanpa 'menemukan kembali kemudi'. Plus, jika Anda pergi berbulan-bulan tanpa membuat rencana perjalanan, maka buku panduan akan membantu Anda mengingat praktik terbaik yang Anda buat (tetapi mungkin terlupa) sejak sesi perencanaan terakhir Anda. Jangan lupa untuk mengerjakan pekerjaan rumah Anda jika sudah waktunya manajemen perjalanan , karena panduan ini akan terus berkembang dan meningkat seiring waktu. Inilah yang harus disertakan dalam buku panduan Anda:



  • Proses persetujuan. Bisakah Anda memesan kamar hotel tanpa persetujuan bos, atau apakah Anda perlu menjalankannya oleh seluruh komite terlebih dahulu?
  • Vendor, hotel, dan layanan perjalanan pilihan. Anda dapat menghabiskan waktu berjam-jam untuk meneliti penerbangan dan hotel dan tidak pernah mendeteksi perbedaan yang terlihat, kecuali mungkin perbedaan harga yang sedikit. (Dengan kata lain, apa yang tampak seperti uji tuntas dapat membuang-buang waktu di dunia perencanaan perjalanan.) Setelah Anda memilih sumber daya perjalanan pilihan Anda, Anda dapat langsung menuju ke sana dan melewati jam-jam penelitian pendahuluan. Kembali ke sumber daya yang sama akan menciptakan konsistensi, memudahkan untuk berbagi tanggung jawab perencanaan perjalanan, dan menghemat uang perusahaan Anda dengan memanfaatkan program loyalitas. (Lihat Tip # 2.)

2. Pilih vendor perjalanan yang disukai, daftar untuk program loyalitas, dan simpan. Bahkan ahli perjalanan perusahaan bersumpah dengan tip ini, menurut Business Insider . Bagi pelancong biasa, program loyalitas mungkin tampak menjanjikan hadiah kosong. Tetapi untuk pelanggan perjalanan bisnis yang berulang, keuntungan dan penghematan program loyalitas bertambah. Bergabunglah dengan program untuk sebanyak mungkin vendor perjalanan — maskapai penerbangan, layanan mobil, jaringan hotel, restoran, kereta api, pompa bensin, dan banyak lagi.

3. Tetapkan anggaran cut-off untuk setiap (umumnya) biaya perjalanan fleksibel. (Misalnya, Anda mungkin memutuskan kamar hotel tidak boleh melebihi $ 300 per malam.)

4. Catat jendela pemesanan yang ideal untuk setiap layanan perjalanan, berdasarkan pengalaman Anda. Mungkin Anda harus memesan layanan mobil 1 minggu sebelumnya, hotel 1 bulan sebelumnya, dan penerbangan 2 bulan sebelumnya.



5. Catat vendor yang menawarkan penawaran karena Anda mengenal mereka dengan baik atau karena Anda pernah bernegosiasi di masa lalu.

6. Musim semi untuk keanggotaan lounge bandara. Seperti program loyalitas, keanggotaan ruang tunggu mungkin tampak tidak perlu bagi pelancong yang hemat dan kasual, tetapi bagi perusahaan dan pelancong bisnis yang sering, ruang tunggu bandara memiliki manfaat besar . Wisatawan dapat menyelesaikan beberapa pekerjaan, tidur siang di antara penerbangan, melakukan panggilan konferensi, membangun jaringan dengan wisatawan lain, atau bahkan menghibur teman perjalanan yang mungkin juga merupakan klien atau calon klien.

makanan ringan yang membuat Anda kenyang

7. Prioritaskan maskapai yang membanggakan penerbangan tepat waktu. Satu dari Peretasan perjalanan paling disukai INC , menyukai layanan transportasi yang tiba dan berangkat tepat waktu dapat menghemat banyak waktu dan stres para pelancong. Selain itu, satu penerbangan jarak jauh yang tertunda dapat membahayakan keberhasilan seluruh perjalanan karena koneksi yang terlewat, lompatan zona waktu, dan banyak lagi.

Alat Perencanaan Perjalanan Perusahaan

Alat Perencanaan Perjalanan Perusahaan

Ninja Zona Waktu

Time Zone Ninja membuat penjadwalan pertemuan dan acara lintas zona waktu menjadi mudah.

Mengapa ini luar biasa: Antarmuka melakukan pekerjaan menghitung waktu untuk Anda, jadi Anda tidak perlu mencari tahu dengan tepat jam berapa sekarang di tanggal atau lokasi yang berbeda.

TripIt
TripIt memungkinkan Anda mengatur informasi dari penerbangan, hotel, restoran, dan persewaan mobil di satu tempat. Ia bahkan memiliki fitur jadwal otomatis untuk berbagi informasi penting dengan wisatawan Anda.

Mengapa ini luar biasa: Alat ini pada dasarnya membuat rencana perjalanan untuk Anda. Anda memesan pengaturan perjalanan dan meneruskan email konfirmasi ke TripIt. Alat ini menambahkan semua detail ke rencana perjalanan utama Anda.

Bebankan

Alat ini akan mengubah cara Anda menangani biaya perjalanan.

Mengapa itu luar biasa : Expensify mengotomatiskan proses pengeluaran biaya perjalanan. Pindai tanda terima Anda untuk meminta Expensify untuk menghasilkan dan mengirimkan laporan atas nama Anda. Expensify bahkan memiliki fitur untuk menangkap transaksi terkait perjalanan dan membuat laporan untuk membantu Anda melacak keseluruhan biaya perjalanan.

Hotel Check In

Saat Anda Menginap
Gunakan aplikasi ini untuk memesan kamar hanya beberapa jam dan mengakomodasi berbagai kebutuhan kedatangan dan keberangkatan.

Mengapa ini luar biasa: Aplikasi ini membebaskan Anda dari kendala waktu check-in dan check-out hotel yang khas. Cukup unduh aplikasinya dan masukkan lokasi dan preferensi hotel Anda, dan aplikasi tersebut menyediakan opsi yang sesuai dengan kebutuhan Anda.

Setuju

Concur menghadirkan teknologi terintegrasi yang merevolusi cara Anda melacak biaya perjalanan.

Mengapa ini luar biasa: Ini memberikan visibilitas yang mendalam ke dalam pelacakan biaya dan bahkan proyeksi biaya. Perencana bisa mendapatkan gambaran komprehensif tentang biaya perjalanan sebelum, selama, dan setelah perjalanan.

ide minggu semangat untuk bekerja

Dompet Penghargaan

Lacak semua program penghargaan Anda di satu tempat dengan Award Wallet.

Mengapa ini luar biasa: Dengan melacak penghargaan Anda, Dompet Penghargaan membantu Anda memaksimalkan (dan penggunaan terbaik) hadiah Anda.

SkyRoam

Dapatkan perangkat dan langganan data untuk menikmati WiFi tanpa batas ke mana pun Anda pergi.

Mengapa ini luar biasa: Dengan SkyRoam, wisatawan dapat benar-benar yakin bahwa mereka dapat menyelesaikan pekerjaan menggunakan WiFi di mana saja, kapan saja.

GroundLink

Layanan ini memudahkan pemesanan pengemudi di kota-kota besar di seluruh dunia.

Mengapa ini luar biasa: Layanan ini memikirkan semua detail yang benar-benar membuat hidup pelancong bisnis lebih mudah. GroundLink akan melacak penerbangan Anda untuk menyesuaikan waktu penjemputan, dan bahkan memberikan harga transparan 100% sebelum memesan.

Aplikasi Transit

Aplikasi Transit mengatakan layanan mereka dimulai dengan satu pertanyaan: 'Kapan kendaraan saya akan sampai di sini?' Aplikasi ini memungkinkan Anda memeriksa informasi transit terdekat secara real-time langsung dari ponsel Anda.

hadiah natal untuk staf kantor

Mengapa ini luar biasa: Anda dapat memasukkan detail perjalanan untuk mendapatkan panduan dan pembaruan waktu nyata dari aplikasi. Anda akan melihat berapa banyak perhentian yang tersisa, kapan Anda perlu naik angkutan umum, dan banyak lagi.

Pengembara Dunia

Perusahaan asuransi perjalanan ini membantu membuat perjalanan korporat lebih aman dan cerdas.

Mengapa ini luar biasa: Perusahaan ini membantu pelancong agar yakin bahwa mereka akan ditangani jika terjadi kesalahan selama perjalanan.

Kesana

Sumber daya manajemen perjalanan online ini membantu Anda mengelola setiap aspek perencanaan perjalanan perusahaan.

Mengapa ini luar biasa: Alat ini memiliki opsi integrasi kebijakan perjalanan yang membuat aturan perencanaan perjalanan yang telah ditetapkan mudah diikuti.

WikiTravel

Pemikir yang menciptakan ensiklopedia gratis favorit Anda juga telah menciptakan panduan perjalanan bersumber dari banyak orang.

Mengapa ini luar biasa: Wisatawan sejati menulis konten WikiTravel, sehingga Anda dapat yakin bahwa informasi dan tip yang Anda dapatkan akan relevan dan berguna. Setiap lokasi bahkan memiliki Tetap aman dan Tetap sehat bagian untuk membantu menenangkan dan menginformasikan wisatawan yang cemas.

Trippy

Dapatkan jawaban untuk pertanyaan perjalanan Anda yang paling rumit — yang bahkan tidak dapat dijawab oleh Google.

Mengapa ini luar biasa: Ketika Anda menginginkan informasi perjalanan, Anda biasanya ingin berbicara dengan seseorang yang pernah pergi ke tempat yang Anda tuju; Anda menginginkan jawaban dari seseorang dengan pengalaman langsung. Dengan menggunakan Trippy, Anda bisa mendapatkan saran aman itu tanpa mengabaikan kenyamanan komputer Anda.

Daftar Periksa Pergi-Ke Perjalanan Perusahaan

Daftar Periksa Perjalanan

Daftar Periksa Perjalanan:

  • Pesan transportasi keluar
  • Pesan transportasi pengembalian
  • Buku perjalanan perantara
  • Pesan penginapan
  • Buat yang bisa dibagikan rencana perjalanan
  • Pesan rapat dan acara serta perbarui kalender
  • Beli semua pas dan tiket yang relevan
  • Buat salinan dokumen yang relevan, termasuk paspor, kartu identitas, dan tiket
  • Selesaikan semua presentasi dan elevator pitch
  • Buat dan cetak lembar kontak perjalanan penting
  • Pindahkan pertemuan dan pertemuan rumah yang tumpang tindih dengan tanggal perjalanan
  • Buat daftar tugas penting sebelum keberangkatan
  • Buat dan bagikan daftar periksa pengepakan

Daftar Periksa Pengepakan:

  • Pakaian untuk setiap hari
  • Piyama
  • Pakaian olahraga
  • Pekerjaan penting, termasuk komputer kerja, telepon, dan headset
  • ID dan paspor
  • Alas kaki
  • Adaptor daya
  • Buku
  • Buku catatan
  • Kartu nama
  • Peta dan hasil cetak
  • Dokumen itinerary
  • Kosmetik dan perlengkapan mandi
  • Cetakan reservasi
  • Kotak P3K, termasuk obat-obatan

Template Perencanaan Perjalanan Perusahaan

Rencana Perjalanan Perencanaan Perjalanan Perusahaan

Gunakan daftar ini sebagai templat cepat untuk membuat, merekam, dan berbagi detail perjalanan yang relevan. Seperti yang akan Anda lihat dari daftar di bawah, Anda hanya dapat menukar beberapa detail utama untuk merencanakan jenis perjalanan yang berbeda.

Perjalanan Penjualan

hadiah ulang tahun kerja berdasarkan tahun
  • Waktu dan tanggal kedatangan keseluruhan:
  • Waktu dan tanggal keberangkatan keseluruhan:
  • Tanggal dan waktu check-in penginapan:
  • Tanggal dan waktu check-out penginapan:
  • Tanggal, waktu, durasi, dan lokasi untuk setiap rapat penjualan:
  • Detail transportasi di antara pertemuan:
  • Jam makan:
  • Waktu istirahat:

Perjalanan Konferensi

  • Waktu dan tanggal kedatangan keseluruhan:
  • Waktu dan tanggal keberangkatan keseluruhan:
  • Tanggal dan waktu check-in penginapan:
  • Tanggal dan waktu check-out penginapan:
  • Tanggal, waktu, durasi, dan lokasi untuk setiap sesi konferensi:
  • Tanggal, waktu, durasi, dan lokasi untuk setiap sesi jaringan:
  • Tanggal, waktu, durasi, dan lokasi pertemuan peserta:
  • Jendela kerja:
  • Jam makan:
  • Waktu istirahat konferensi:

Perjalanan Pitch-Meeting

  • Waktu dan tanggal kedatangan keseluruhan:
  • Waktu dan tanggal keberangkatan keseluruhan:
  • Tanggal dan waktu check-in penginapan:
  • Tanggal dan waktu check-out penginapan:
  • Tanggal, waktu, durasi, dan lokasi untuk setiap pitch meeting:
  • Jadwal terperinci untuk setiap pertemuan lapangan:
  • Jam makan:

Perjalanan Retret

  • Waktu dan tanggal kedatangan keseluruhan:
  • Waktu dan tanggal keberangkatan keseluruhan:
  • Tanggal dan waktu check-in penginapan:
  • Tanggal dan waktu check-out penginapan:
  • Rencana perjalanan terperinci untuk setiap hari:
  • Jendela relaksasi:
  • Jam makan:

Apa tip perencanaan perjalanan perusahaan favorit Anda? Beri tahu kami di kolom komentar di bawah!