Panduan Definitif dari Manajer Proyek untuk Menjalankan Tim Jarak Jauh

Manajer Proyek Definitif

Sebagai manajer proyek, Anda mungkin memiliki hubungan cinta-benci dengan pengaturan kerja yang fleksibel (FWAs).



Meskipun menggunakan tim virtual dapat membantu Anda menarik dan mempertahankan talenta terbaik dari mana saja di dunia, mengelola karyawan jarak jauh sering kali menambah kerumitan yang signifikan pada proyek dan mengharuskan PM untuk mempekerjakan teknik baru , alat, dan soft skill untuk mengatasi tantangan.

Berikut adalah beberapa tantangan utama yang mungkin Anda hadapi saat memimpin tim jarak jauh dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mengatasinya.

Daftar Isi



cerita dari streaming sisi gelap

1) Berkomunikasi Secara Efektif Tanpa Interaksi Langsung

Berkomunikasi-Secara Efektif-Menjalankan Tim Jarak Jauh

Sebagian besar pekerja jarak jauh mengandalkan komunikasi tertulis seperti email dan pesan teks. Namun, hal ini dapat menyebabkan kesalahpahaman karena tidak memungkinkan isyarat verbal dan non-verbal seperti nada dan nada suara atau ekspresi wajah dan bahasa tubuh untuk mengomunikasikan nuansa dalam pesan.

Manajer proyek harus mendorong dan memfasilitasi konferensi video di antara anggota tim . Ada sejumlah platform konferensi video yang mudah disiapkan dan menyediakan fitur seperti video HD, berbagi layar, dan perekaman. Pastikan anggota tim memiliki akses ke platform konferensi video dan memberikan pelatihan yang diperlukan sehingga semua orang dapat menggunakan teknologi secara efisien.

Salah satu komponen terpenting dari komunikasi dengan tim jarak jauh adalah pertemuan empat mata . Pertemuan ini dapat memberi manajer wawasan tentang bagaimana setiap anggota tim melakukan dan meramalkan masalah yang mungkin menjadi masalah yang lebih besar.



Selama rapat empat mata, cari petunjuk bahwa karyawan menghadapi tantangan seperti tertinggal dalam tugas atau mengalami kelelahan. Berikut beberapa cara untuk memastikan pertemuan 1: 1 ini efektif:

Luangkan waktu untuk pertemuan 1: 1

Terlalu banyak rapat merupakan masalah bagi komunitas bisnis, tetapi bagi manajer proyek seharusnya hanya ada sedikit hal dalam agenda mereka yang menggantikan pengelolaan tim mereka. Dengan membatalkan pertemuan ini, manajer mungkin merasa mereka membuka waktu di kalender mereka untuk masalah yang lebih mendesak. Faktanya, kebalikannya benar menurut Elizabeth Grace Saunders, seorang pelatih manajemen waktu.

Saunders menulis di a Artikel Harvard Business Review bahwa, “ada beberapa masalah yang jelas muncul dari pembatalan rapat ini terkait dengan pekerjaan bawahan langsung Anda. Tidak memiliki waktu yang dapat diprediksi bersama Anda dapat menyebabkan karyawan mengerjakan sesuatu secara tidak benar, yang dapat menyebabkan keadaan darurat yang tidak perlu dan membuang waktu untuk memperbaiki kesalahan. Atau dapat menyebabkan penurunan produktivitas karena karyawan bingung dan tidak jelas tentang prioritas mereka sehingga tidak mencapai banyak hal. ”

'Tidak memiliki waktu yang dapat diprediksi bersama Anda dapat menyebabkan karyawan mengerjakan sesuatu secara tidak benar, yang dapat menyebabkan keadaan darurat yang tidak perlu dan membuang waktu untuk memperbaiki kesalahan.'

Tetapkan ekspektasi untuk pertemuan 1: 1 sebelumnya

Jangan hanya mengadakan rapat 1: 1 di jadwal Anda karena waktunya tepat waktu atau itu merupakan kebijakan perusahaan untuk manajer. Gunakan pertemuan ini untuk membangun hubungan dengan anggota tim jarak jauh sambil memberikan panduan dan umpan balik yang berharga.

Luangkan waktu untuk menetapkan agenda sebelum rapat dan minta karyawan Anda untuk melakukan hal yang sama. Bagikan agenda itu dengan mereka sebelumnya sehingga Anda berdua memiliki ekspektasi yang jelas tentang apa yang akan dibahas.

Berikan item tindakan yang jelas

Sama pentingnya dengan membangun hubungan dan meninjau pekerjaan, Pertemuan 1: 1 harus diakhiri dengan item tindakan untuk semua yang terlibat . Ini memastikan Anda dan karyawan Anda memperoleh nilai dari setiap percakapan ini. Misalnya, Anda dapat meninjau salah satu entri blog terbaru dari penulis Anda dan item tindakan mungkin adalah mereka menulis konten baru menggunakan teknik yang Anda diskusikan dengan mereka.

Pertemuan 1: 1 Anda berikutnya dapat melibatkan peninjauan bagaimana mereka menerapkan teknik-teknik itu di bagian berikutnya.

Penting juga untuk melibatkan tim internal Anda saat berkomunikasi dengan kelompok anggota tim jarak jauh. Dalam rapat tim, dorong anggota tim yang berada di lokasi yang sama untuk melakukan video call sehingga semua orang dapat memiliki pengalaman yang sama dan karyawan jarak jauh tidak melewatkan petunjuk non-verbal.

2) Berkolaborasi di Berbagai Lokasi dan Zona Waktu

Kolaborasi di Berbagai Lokasi dan Zona Waktu

Anggota tim jarak jauh tidak bisa begitu saja berjalan ke meja kolega mereka berkomunikasi dan berkolaborasi . Untuk mengatur kerja tim jarak jauh secara efektif, Anda perlu menetapkan ekspektasi dan menggunakan alat yang tepat .

Melaksanakan platform kolaborasi berbasis cloud untuk komunikasi waktu nyata, berbagi file, dan banyak lagi. Aplikasi ini termasuk perangkat lunak manajemen proyek (mis., Monday.com), platform komunikasi terpadu (mis., 8 × 8), aplikasi perpesanan tim (mis., Slack), dan alat berbagi file (mis., Dropbox).

cara menyelenggarakan malam game virtual

Platform ini memungkinkan Anda menyimpan semuanya di satu tempat untuk menghindari miskomunikasi. Anggota tim dapat masuk kapan saja dan dari mana saja untuk mengikuti semua percakapan guna meminimalkan kesalahan dan penundaan.

Juga, bertujuan untuk jadwal tumpang tindih sehingga anggota tim dari zona waktu yang berbeda dapat mengatur komunikasi waktu nyata (mis., panggilan video atau suara) tanpa mengharuskan siapa pun untuk bekerja pada jam-jam yang tidak biasa. Dokumentasikan zona waktu dan jam kerja karyawan, lalu sorot slot waktu yang tumpang tindih di kalender bersama untuk penjadwalan yang efisien. Sebagai contoh, markas Anda bisa berada di EST dan Anda memiliki anggota tim jarak jauh yang tersebar di antara pantai barat dan Eropa. 10:00 EST bisa menjadi waktu yang tepat sehingga rapat tidak terlalu dini atau terlalu terlambat bagi siapa pun.

3) Buat Alur Kerja yang Ditetapkan dengan Baik

Buat-Alur Kerja-Manajemen Proyek

Sebuah jalur perakitan muncul di benak saya saat saya berpikir untuk membuat alur kerja. Alur kerja Anda harus mudah untuk mengikuti proses berulang yang mengeluarkan produk luar biasa atau memberikan pengalaman pelanggan yang luar biasa. Alur kerja ini menciptakan struktur yang jelas seputar pekerjaan yang melibatkan tim jarak jauh dan merupakan sumber kehidupan tim yang sukses.

Alur kerja dapat dibuat untuk satu tugas atau sekumpulan tugas yang diselesaikan menuju tujuan akhir . Misalnya, strategi konten Anda secara keseluruhan harus memiliki alur kerja yang jelas mulai dari ide konten, hingga penulisan, penerbitan, dan akhirnya promosi. Setiap langkah dalam strategi keseluruhan mungkin memerlukan masukan dari banyak anggota tim. Alur kerja potensial dapat terlihat seperti:

  • Tim pemasaran melakukan penelitian tentang topik yang akan beresonansi dengan persona pelanggan target mereka.
  • Topik-topik tersebut ditinjau dan disetujui oleh manajemen.
  • Tim penulis menghasilkan konten.
  • Konten tersebut ditinjau untuk setiap perubahan oleh tim pemasaran.
  • Tim penulis membuat perubahan yang diminta.
  • Konten tersebut disetujui oleh tim pemasaran.
  • Tim penulis menerbitkan konten.
  • Tim pemasaran mempromosikan konten di seluruh saluran media sosial dan email.

Proses ini membutuhkan banyak email, panggilan telepon, dan rapat untuk diselesaikan di masa lalu. Saat ini, teknologi membantu menjaga semuanya tetap teratur dan otomatis dengan alat seperti monday.com dan Sarang lebah . Ini platform manajemen proyek memberi tim kemampuan untuk membuat alur kerja yang dapat diulang untuk proyek tertentu, menetapkan tugas kepada anggota tim, membuat tenggat waktu dan menyediakan manajer proyek dengan transparansi lengkap.

4) Lengkapi Proyek Anda Dengan Anggota Tim yang Tepat

Lengkapi Proyek Anda Dengan Anggota Tim yang Tepat

Faktor terbesar untuk sukses pasti tim, tetapi tidak semua orang bekerja dengan baik di lingkungan terpencil. Seorang karyawan yang berkinerja baik di lingkungan kantor belum tentu efektif dalam tim jarak jauh.

Saat merekrut untuk sebuah proyek, pastikan anggota tim memiliki kombinasi yang tepat antara etos kerja, kompetensi teknis, dan atribut pribadi untuk pekerjaan jarak jauh. Berikut beberapa hal yang perlu dipertimbangkan saat mencari anggota tim jarak jauh:

Temukan pelaku

Pelaku hanya menyelesaikan pekerjaan. Tidak peduli apakah mereka bekerja dari pulau terpencil atau dari tempat tidur mereka di rumah. Orang-orang ini tidak memerlukan manajemen mikro atau penugasan tugas selain dari tujuan organisasi secara keseluruhan dan panduan tentang arahan mereka. Menambahkan pelaku akan meningkatkan produktivitas kerja secara keseluruhan dari tim.

Anda dapat mengenali pelaku dari cara mereka bereaksi terhadap suatu tugas. Misalkan Anda baru saja melakukan rapat umum di mana Anda mengumumkan lini bisnis baru yang akan diluncurkan perusahaan dalam 60 hari. Pelaku akan segera pergi bekerja dan mendekati tim manajemen mereka dengan ide, strategi dan pertanyaan. Yang bukan pelaku akan melanjutkan hari mereka menunggu tugas baru yang terkait dengan pengumuman.

Temukan orang yang bisa Anda percaya

Kepercayaan adalah kunci dalam tenaga kerja jarak jauh. Anda harus percaya bahwa orang yang bekerja di luar kantor Anda melakukan apa yang mereka katakan. Tentu, Anda dapat memantau beberapa di antaranya dalam produk kerja yang mereka kirimkan, tetapi Anda tidak tahu apakah mereka meluangkan waktu atau bekerja setengah hari di rumah untuk menghasilkan yang minimum.

Anda harus mempercayai pekerja jarak jauh agar seluruh konsep berfungsi. Di sisi lain, manajemen harus menunjukkan kepercayaan dengan orang yang dipekerjakan. Manajemen perlu menetapkan ekspektasi yang jelas dan terdefinisi dengan baik untuk pekerjaan jarak jauh dan kemudian percaya bahwa mereka memenuhi ekspektasi tersebut.

Temukan orang yang bisa menulis

Tidak seperti kantor yang ditempatkan bersama di mana informasi dibagikan secara lisan secara langsung, tenaga kerja jarak jauh membagikan sebagian besar informasi melalui email tertulis dan obrolan. Pekerja jarak jauh yang dapat menjelaskan berbagai hal dan memberikan instruksi secara tertulis sangat penting untuk komunikasi dalam tim jarak jauh.

Temukan orang yang dapat bekerja tanpa lingkungan sosial

Tidak diragukan lagi bahwa lingkungan kerja jarak jauh kurang sosial dibandingkan dengan lingkungan kerja yang saling berdekatan. Orang-orang di tim jarak jauh seharusnya merasa nyaman bekerja di lingkungan semacam itu - bahkan berkembang pesat di dalamnya. Ini tidak berarti bahwa pekerja jarak jauh Anda harus sepenuhnya dimatikan dari anggota tim lainnya. Anda tetap harus membina sosialisasi melalui ruang 'pendingin air' digital seperti saluran Slack di seluruh tim, pesta virtual , dan happy hour konferensi video hari Jumat. Ini akan memastikan moral dan budaya perusahaan di antara pekerja jarak jauh diperkuat.

Mintalah bantuan dari HR, serta sumber daya rekrutmen , untuk mengidentifikasi karyawan yang cocok untuk peran jarak jauh. Carilah orang-orang yang memiliki motivasi diri, memiliki keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang baik, nyaman dengan teknologi komunikasi, dan memiliki keterampilan manajemen waktu yang sangat baik.

Saat merekrut untuk peran jarak jauh, lakukan wawancara langsung atau video untuk mengukur keterampilan interpersonal kandidat. Selain itu, gunakan penilaian online untuk mengevaluasi tingkat motivasi diri mereka dan atribut lain yang akan membuat mereka menjadi anggota tim Anda yang efektif.

5) Pahami Teknologi Anda

Atasi-Tantangan-Terkait-Teknologi

Sejak saat pertama itu proses orientasi jarak jauh , manajer proyek yang kuat harus menyadari bahwa menjalankan tim jarak jauh yang efektif berarti mengandalkan teknologi yang dapat menciptakan tantangan dari waktu ke waktu. Meskipun tantangan ini mungkin menguji Anda, mereka pasti akan membantu Anda menjadi pemimpin yang lebih baik untuk tim jarak jauh Anda. Kami telah menjabarkan beberapa bidang utama yang membutuhkan lebih banyak perhatian untuk unggul dalam jangka panjang.

Menyediakan Onboarding Komprehensif

Baik Anda merekrut anggota tim jarak jauh baru atau mengalihkan karyawan saat ini ke tim virtual, setiap orang harus memahami berbagai proses dan kebijakan yang terkait dengan kerja jarak jauh.

gaya hidup tuan rumah yang kaya dan terkenal

Dokumentasikan semua prosedur dan bagikan di lokasi terpusat. Otomatiskan proses untuk menyederhanakan alur kerja, menghindari kemacetan, dan memastikan tidak ada yang melewati celah. Tetapkan pedoman komunikasi sehingga anggota tim memahami bagaimana menggunakan alat yang tepat untuk tujuan yang berbeda dan waktu respons yang sesuai.

Berikan pelatihan komprehensif tentang berbagai platform komunikasi dan kolaborasi yang digunakan oleh tim virtual dan selalu beri tahu semua orang tentang fitur terbaru untuk meningkatkan efisiensi biaya. Penting bahwa setiap orang menyimpan semua percakapan di lokasi terpusat untuk menghindari miskomunikasi atau harus mengulangi petunjuk.

Terakhir, karena anggota tim perlu terhubung ke sistem Anda dari jarak jauh menggunakan peralatan dan jaringan mereka sendiri, jangan mengabaikan pentingnya keamanan siber sehingga Anda dapat melindungi informasi sensitif dan data pelanggan untuk menghindari tingginya biaya pelanggaran data. Berikut adalah beberapa protokol keamanan dunia maya yang dapat Anda terapkan dengan tim jarak jauh Anda:

Manajemen kata sandi yang kuat

Kata sandi yang lemah disebabkan 30% dari infeksi ransomware di tahun 2019 saja. Banyak orang mengulangi kata sandi di banyak akun online yang mereka gunakan untuk alasan bisnis dan pribadi. Ini menciptakan ancaman keamanan dunia maya yang sangat besar bagi individu dan bisnis. Selain itu, hanya 12% orang yang memanfaatkan pengelola kata sandi. Bisnis perlu menerapkan kebijakan kata sandi seperti mewajibkan anggota tim untuk menggunakan pengelola kata sandi seperti LastPass . Pengelola kata sandi ini secara otomatis menghasilkan kata sandi yang sangat sulit untuk setiap akun online yang mereka miliki dan mengenkripsinya untuk tujuan keamanan.

Penghindaran situs web yang mencurigakan

Tidak diragukan lagi bahwa tim jarak jauh Anda akan mencari di internet untuk alasan bisnis dan pribadi. Ini pada akhirnya membuka perangkat mereka terhadap potensi ancaman dunia maya dari situs web jahat. COVID-19 adalah contoh sempurna saat ini dengan ribuan situs web COVID-19 palsu bermunculan terus-menerus. Selain meminta semua anggota tim jarak jauh menginstal alat keamanan cyber seperti McAfee di perangkat mereka, mereka juga harus menerima pelatihan tentang situs yang disetujui tempat mereka bisa mendapatkan pembaruan.

Koneksi aman

Tim jarak jauh Anda mungkin terhubung ke internet dari lokasi yang tidak aman saat mengerjakan tugas bisnis. Ini menciptakan ancaman dunia maya yang sangat besar karena peretas dapat dengan mudah menyadap informasi melalui titik akhir ini. Pertama, kebijakan Anda harus bagi semua pekerja jarak jauh untuk hanya mengakses internet dari titik koneksi aman. Kedua, sediakan semua anggota tim jarak jauh dengan solusi VPN yang harus mereka gunakan setiap kali tersambung ke internet untuk tujuan bisnis.

Orientasi adalah langkah penting untuk membuat anggota tim jarak jauh baru dengan cepat menyesuaikan diri dengan alat, alur kerja, dan protokol keamanan Anda. Melakukan orientasi menyeluruh pada awal bergabung dengan tim akan mengurangi sakit kepala di kemudian hari.

Kesimpulan

Memimpin tim jarak jauh terkadang bisa menjadi tantangan. Namun, dengan strategi dan teknologi yang tepat, Anda dapat mengakses talenta terbaik dan memanfaatkan banyak manfaat menggunakan tenaga kerja jarak jauh dengan memungkinkan tim Anda untuk berkolaborasi secara mulus dan menjaga proyek Anda tepat waktu dan sesuai anggaran.