Panduan Lengkap 8 Langkah Untuk Melakukan Rapat Virtual yang Efektif Pada Tahun 2021 [Dengan Daftar Centang]

Daftar Periksa Pertemuan Virtual

Rapat virtual terdengar seperti futuristik ...



Apakah 'virtual' berarti kita semua berkumpul melalui hologram seperti yang mereka lakukan di film fiksi ilmiah?

Apakah kita menggunakan headset untuk memasuki kantor virtual yang memiliki furnitur dan pemandangan yang sedikit lebih baik daripada milik kita kantor nyata ?

Karena semakin banyak orang memulai Kerja dari rumah , banyak dari kita yang bertanya:



Apa itu pertemuan virtual?

Pertemuan virtual adalah peristiwa yang menyatukan orang melalui internet atau jaringan digital, biasanya untuk mencapai tujuan bersama. Pertemuan virtual yang terorganisir dengan baik memungkinkan orang untuk berkolaborasi dan berbagi informasi secara real-time tanpa perlu berada di lokasi fisik yang sama.

Monica Linares dari kami Status grup Facebook Asisten Eksekutif menjelaskan lebih lanjut:

“Rapat virtual menghubungkan kita saat kita tidak bisa bersama karena pandemi, jarak jauh, cuaca buruk, dan pemblokir lainnya. Jika direncanakan dengan baik, rapat ini dapat membantu kami mengatasi hambatan spasial untuk menjaga hubungan kerja, kelangsungan bisnis, dan kolaborasi yang produktif. '



Tepat sekali! Perencanaan adalah rahasia untuk mendapatkan nilai maksimal dari rapat virtual Anda.

Mau dengar rahasia lain?

Perencanaan tidak harus sulit karena kami telah menjelaskan semua langkah untuk Anda.

Untuk membuat rapat virtual Anda seefektif mungkin, lihat langkah-langkah terperinci di bawah ini dan unduh daftar periksa kami yang dapat ditindaklanjuti.

Lihat Daftar Periksa Pertemuan Virtual 8 Langkah Kami

Daftar Isi

Daftar Periksa Rapat Virtual Anda

Apa yang ingin Anda capai selama pertemuan virtual Anda g ?

Melakukan-Premeeting-Cek

Sasaran Anda mungkin 'lunak' (mendapatkan waktu pertemuan berkualitas dengan rekan kerja) atau mungkin 'sulit' (mencapai konsensus tentang strategi penjualan tahunan yang dimodifikasi), tetapi bagaimanapun juga, rencana permainan pertemuan virtual akan membantu Anda melakukan apa yang perlu Anda lakukan.

Rapat virtual disertai dengan beberapa hambatan khusus — tantangan teknologi, keterlibatan rendah, dan aliran rapat terputus-putus — yang dapat memisahkan Anda dan tujuan Anda.

Berbicara kepada Inc., pelatih ahli Lee E. Miller menyimpulkan masalahnya dengan sempurna:

“Kesalahan terbesar yang dilakukan orang adalah berasumsi bahwa memengaruhi saat Anda bertemu muka sama dengan memengaruhi saat Anda berinteraksi secara virtual. Ini bukan. Aturannya berbeda karena orang merespons secara berbeda saat mereka berinteraksi secara virtual. '

Daftar periksa ini akan membantu Anda mengatasi tantangan rapat virtual.

Langkah 1: Catat detailnya

Lakukan ini: 1-2 minggu sebelum pertemuan virtual Anda

Detail Lengkap

Mengapa :

  • Menjabarkan detailnya akan membantu Anda mengidentifikasi cara untuk mengatasi tantangan rapat virtual, termasuk:
    1. Kesulitan teknologi
    2. Gangguan dan gangguan
    3. Kurangnya aliran percakapan (Dengan tidak adanya isyarat fisik, orang cenderung lebih sering berbicara dan mengganggu satu sama lain)

Bagaimana caranya :

  • Bayangkan dengan tepat bagaimana rapat Anda akan berjalan dari awal hingga akhir dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang diuraikan di bawah ini.
  • Dokumentasikan aliran Anda untuk referensi selama langkah perencanaan di masa mendatang.

Teknologi dan peralatan :

  • Pelajari cara kerja alat rapat virtual ini.
  • Bagikan instruksi alat dasar dengan peserta.
  • Pertimbangkan apa yang memungkinkan kemampuan alat Anda untuk melakukan:
    1. Bisukan / suarakan peserta
    2. Nonaktifkan video peserta
    3. Singkirkan peserta jika perlu
    4. Tetapkan latar belakang
    5. Jika Anda perlu menggunakan platform perangkat lunak lain selama pertemuan virtual, pertimbangkan untuk menggunakan platform kolaborasi seperti Bakar .
    6. Pilih pengaturan netral / profesional di mana Anda dapat menyelenggarakan pertemuan dengan gangguan minimal
    7. Uji alat rapat Anda di komputer Anda

Kiat Pro: Ada banyak platform rapat virtual komprehensif yang sempurna untuk menyiapkan rapat dengan peserta jarak jauh di berbagai lokasi. Jika Anda mencari opsi yang dapat diandalkan, Nextiva menawarkan penyiapan cepat dan pengalaman pengguna yang luar biasa secara keseluruhan.

Perangkat Lunak Kerja Jarak Jauh Nextiva

Keterikatan:

  • Buat daftar peserta untuk menandai sebagai orang berbicara. Panggil orang-orang yang belum mendapat giliran.
  • Rencanakan untuk mengambil alih di awal rapat sehingga semua orang dapat mengatakan 'halo'.
  • Kembangkan rencana perjalanan singkat dan ringkasan objektif untuk dikirimkan bersama dengan undangan rapat Anda. Semua peserta harus tahu:
    1. Tujuan pertemuan
    2. Topik apa yang akan Anda bahas
    3. Berapa lama pertemuan itu akan berlangsung

Kiat Pro: Menambahkan agenda rapat secara langsung ke dalam undangan kalender adalah cara yang baik untuk memberikan informasi kepada peserta tentang apa rapat yang akan dilakukan dan juga bertindak sebagai titik referensi yang berguna jika mereka membutuhkan pengingat.

  • Tetapkan ekspektasi peserta.
    1. Apakah Anda akan mengundang hadirin untuk pergi setelah bagian tertentu dari pertemuan? (Ini bisa membuat pertunangan tetap tinggi)
    2. Apakah Anda akan meminta peserta untuk bergiliran berbicara?
    3. Anda dapat menggunakan fungsi mematikan atau mengangkat tangan peserta untuk memfasilitasi belokan.

Penyelesaian masalah :

  • Berkomitmen untuk menunggu hanya sekitar 3 menit sebelum memulai rapat Anda.
    • Bisukan semua peserta saat masuk untuk menghindari tergelincir saat yang terlambat masuk.
  • Minta seseorang untuk memoderasi email dari peserta yang tidak dapat terhubung.
    • Sebagai penyelenggara, Anda tidak akan dapat memimpin rapat yang menarik sambil juga memberikan dukungan TI.
  • Minta seseorang (mungkin moderator email Anda) untuk membantu menonaktifkan peserta yang telah membuat suara latar yang mengganggu selama 3 menit atau lebih. (Meminta orang-orang ini untuk membisukan diri sendiri hanya akan mengganggu rapat lebih lanjut)
  • Minta seseorang untuk menjadi co-host Anda. Saat Anda berfokus untuk membahas poin-poin utama, orang ini dapat memantau keterlibatan.
  • Berkomitmen untuk “mengidentifikasi dan menghilangkan” strategi pemecahan masalah untuk tantangan yang tidak terduga.
    1. Waktu rapat yang terbatas tidak menyisakan ruang gerak untuk pemecahan masalah yang memakan waktu.
    2. Misalnya, jika seseorang tidak dapat terhubung, cukup beri tahu mereka bahwa Anda akan merindukan mereka dan ingatkan mereka bahwa Anda akan mengirimkan ringkasan rapat.

Langkah 2: Kirim undangan rapat virtual

Lakukan ini: 1-2 minggu sebelum pertemuan virtual Anda

Mengirim-Rapat-Virtual

Mengapa :

  • Jadi peserta bisa bersiap dan bersemangat. (Ini juga akan membantu proses perencanaan Anda untuk menghitung lebih banyak!)

Apa yang harus disertakan :

  • Tanggal dan waktu rapat.
  • Format teknologi.
  • Sertakan tautan untuk menghubungkan dan juga semua instruksi yang Anda kembangkan pada Langkah 1.
  • Jika Anda belum mengembangkan petunjuk, berikan tautan ke situs utama alat atau panduan pengguna.
  • Harapan peserta. (Terutama jika Anda telah memutuskan untuk menerapkan giliran speaker)
  • Jadwal pertemuan.
  • Memenuhi tujuan.

Langkah 3: Kirim pengingat rapat virtual

Lakukan ini: 24 jam sebelum pertemuan virtual Anda

Kirim-Pengingat-Rapat-Virtual

Mengapa:

  • Ini membantu meningkatkan kesadaran dan mengingatkan peserta untuk bersiap.

Apa yang harus disertakan:

  • Permintaan bagi semua orang untuk menguji teknologi rapat.
  • Detailnya diuraikan dalam undangan rapat asli.

Langkah 4: Lakukan pemeriksaan pra-rapat

Lakukan ini: 15 menit sebelum pertemuan virtual Anda

Mengapa:

  • Ini seperti menyiapkan ruang pertemuan fisik sebelum peserta datang. Anda ingin bersiap untuk memulai segera setelah peserta paling awal Anda tiba.

Bagaimana caranya:

  • Masuk ke pertemuan Anda dengan sesama tuan rumah dan moderator.
  • Periksa mikrofon dan speaker Anda.
  • Verifikasi pengaturan rapat Anda, termasuk pengaturan peserta (mematikan / mematikan kamera) yang Anda inginkan.
  • Luncurkan ruang tunggu jika teknologi Anda memungkinkan. (Jika ada yang masuk beberapa menit lebih awal, itu tidak akan menjadi masalah)
  • Tinjau alur pertemuan dan rencana perjalanan Anda untuk terakhir kalinya.

Langkah 5: Mulailah rapat virtual Anda dengan gaya

Lakukan ini: Di ​​awal rapat virtual Anda

Mulailah rapat virtual Anda dengan gaya

Mengapa :

Bagaimana caranya :

  • Lakukan panggilan agar setiap orang memiliki kesempatan untuk tersenyum dan menyapa satu sama lain.
  • Kirim pemecah es yang Anda pilih pada Langkah 1.

Gagasan Tambahan :

  • Mainkan musik
  • Mainkan beberapa hal sepele
  • Ikuti polling atau kuis
  • Adakan pesta dansa virtual
  • Bagikan video lucu untuk membuat semua orang tertawa

Langkah 6: Jadilah penyelenggara rapat virtual terbaik

Lakukan ini: Selama pertemuan virtual Anda

Tuan Rumah-Pertemuan-Virtual Terbaik

Mengapa :

  • Menjadi tuan rumah benar-benar membuat atau menghancurkan rapat virtual. Penyelenggara mengatur kecepatan dan nada dan dapat memengaruhi tingkat keterlibatan, membuat orang tetap berbicara alih-alih melihat ponsel mereka.

Bagaimana caranya :

  • Tetap berpegang pada alur pertemuan dan rencana perjalanan Anda. Mengapa? Ini membuat rapat Anda terasa terorganisir dan terarah.

Gunakan strategi / teknik ini untuk membuat peserta Anda senyaman mungkin :

  • Tersenyum.
  • Berpakaianlah seperti yang Anda lakukan untuk pertemuan langsung.
  • Bicaralah lebih lambat dari yang Anda lakukan secara langsung.
  • Matikan notifikasi untuk semua aplikasi Anda yang lain.
  • Fokus hanya pada rapat untuk seluruh durasinya.
  • Bicaralah dengan jelas dan masuk ke mikrofon Anda.
  • Perpanjang jeda setelah semua yang Anda katakan untuk memberi orang banyak waktu untuk mempertimbangkan.
  • Lakukan 'kontak mata' dengan melihat ke kamera Anda.
  • Sering-seringlah bertanya jika ada yang memiliki pertanyaan atau pemikiran tambahan. (Rapat virtual terkadang terasa seperti acara televisi atau presentasi. Pertanyaan dan petunjuk mengingatkan orang bahwa mereka adalah peserta aktif dan bukan konsumen pasif.)
  • Ambil selfie grup (hanya gambar layar Anda) setiap 15 menit untuk menumbuhkan perhatian dan kontak mata.
  • Bicaralah dengan tangan Anda untuk mendorong peserta melihat Anda dan melakukan kontak mata.
  • Hindari melihat diri sendiri. (Sembunyikan pandangan Anda jika Anda harus)
  • Akui kontribusi pembicara dengan anggukan diam. (Komentar verbal akan memperlambat rapat, tetapi konfirmasi fisik memungkinkan peserta mengetahui bahwa mereka telah didengarkan.)
  • Panggil hadirin yang belum sempat mengatakan apa pun.
  • Jika rapat Anda lama, istirahatlah.
  • Gunakan pemecah es tambahan atau lelucon pemecah es untuk melibatkan peserta yang tinggal di meja mereka.

Ingin lebih banyak tip? Cobalah meretas beberapa teknik ini untuk bertindak di depan kamera.

Langkah 7: Jangan hanya mengakhiri rapat virtual Anda — tutup saja

Lakukan ini: Sebelum Anda keluar dari rapat virtual Anda

Akhiri-Pertemuan-Virtual Anda

Mengapa :

  • Format virtual memungkinkan kami meninggalkan rapat dengan satu klik mudah tombol. Hindari dorongan untuk menekan tombol itu dan memantul. Tutup rapat Anda dengan tujuan dan kendali.

Bagaimana caranya :

  • Tanyakan apakah ada yang punya pemikiran lain untuk ditambahkan.
  • Rangkum poin-poin penting.
  • Meringkas langkah selanjutnya dan mengklarifikasi pihak yang bertanggung jawab.
  • Beri tahu peserta bahwa Anda akan segera mengirim email tindak lanjut sehingga mereka tahu untuk memerhatikannya.

Langkah 8: Segera tindak lanjuti

Lakukan ini: Setelah pertemuan virtual Anda selesai

Tindak Lanjut-Segera

Mengapa :

  • Tindak lanjut segera membantu Anda lanjutkan pertunangan sementara peserta masih segar dalam pikirannya untuk rapat Anda.

Apa yang harus disertakan dalam email tindak lanjut :

  • Ringkasan risalah rapat .
  • Ringkasan langkah selanjutnya.
  • Pencapaian rapat kunci. (Jika beruntung, ini akan cocok dengan tujuan pertemuan utama Anda)
  • Rekaman. (jika ada)
  • Tautan survei kepuasan atau hanya permintaan untuk mengirimi Anda email secara langsung dengan umpan balik. (Apakah pertemuan ini bermanfaat? Mengapa atau mengapa tidak?)

Langkah-langkah tindak lanjut tambahan :

  • Jangkau siapa saja yang mengalami masalah saat menyambung ke acara dari mereka kantor pusat .
  • Mereka tentu saja akan dimasukkan dalam email tindak lanjut utama Anda, tetapi permintaan maaf tambahan adalah sentuhan yang bagus.

Lihat Daftar Periksa Pertemuan Virtual 8 Langkah Kami

Orang-orang Juga Bertanya Tentang Pertemuan Virtual Ini

T: Apa keuntungan dari pertemuan virtual?

T: Berapa lama rapat virtual berlangsung?

  • J: Rapat virtual seharusnya berlangsung tidak lebih dari satu jam. Bagi rapat Anda menjadi segmen 15 menit dan istirahatlah agar peserta tetap bersemangat. Bersiaplah untuk menggunakan penilaian Anda. Jika Anda merasa keterlibatan telah anjlok, mungkin akan lebih produktif dalam jangka panjang untuk mengakhiri rapat lebih awal.

T: Bagaimana cara membuat pertemuan virtual menjadi interaktif?

  • J: Jadikan rapat virtual interaktif dengan merencanakan setiap aspek rapat Anda dengan cermat. Ini termasuk memahami teknik menerima tamu yang membuat orang nyaman dan mengidentifikasi strategi keterlibatan yang mendorong partisipasi.

T: Bagaimana cara mengetahui apakah rapat virtual saya efektif?

  • J: Ketahui apakah rapat virtual Anda efektif dengan meminta umpan balik di email tindak lanjut rapat Anda. Anda juga dapat mengambil langkah-langkah untuk membuat rapat Anda seefektif mungkin dalam proses perencanaan.

T: Apa langkah pertama untuk melakukan pertemuan virtual yang efektif?

T: Mengapa rapat virtual berfungsi pada tahun 2021?

  • J: Rapat virtual berfungsi pada tahun 2021 karena kebutuhan kami untuk bertemu dari jarak jauh lebih besar dari sebelumnya, teknologi rapat kami lebih baik dari sebelumnya, dan pengetahuan kami tentang apa yang membuat rapat virtual berhasil tumbuh setiap hari.

T: Apa yang saya perlukan untuk memulai rapat virtual?

  • J: Untuk memulai rapat virtual, Anda memerlukan ruang kerja yang rapi, laptop atau komputer desktop, koneksi internet yang andal, perangkat lunak rapat virtual, peserta rapat, dan pertanyaan pembuka yang bagus untuk memulai. Temukan langkah lain untuk merencanakan pertemuan virtual.

T: Apakah ada cara untuk meningkatkan keterlibatan karyawan jarak jauh dalam rapat virtual saya?

  • J: Tingkatkan keterlibatan karyawan jarak jauh dalam rapat virtual Anda dengan mengambil alih, menggunakan pertanyaan pemecah es, membagikan rencana perjalanan dan tujuan rapat Anda, dan dengan hati-hati memoderasi rapat Anda untuk memastikan semua orang berpartisipasi.

T: Apa tujuan rapat virtual?

  • J: Tujuan rapat virtual adalah untuk mempertemukan orang-orang secara digital untuk mendiskusikan masalah penting, mencapai tujuan kritis, atau membangun dan memelihara hubungan kantor yang sehat.

T: Bagaimana cara memulai pertemuan virtual saya?

  • J: Anda harus memulai rapat virtual Anda dengan mengambil kendali dan menyajikan pertanyaan pemecah es singkat. Cari tahu cara merencanakan, menyelenggarakan, dan mengakhiri rapat virtual Anda.

T: Bagaimana cara mengakhiri pertemuan virtual saya?

  • J: Akhiri pertemuan virtual Anda dengan mengumpulkan pemikiran akhir dan merangkum poin-poin penting dan langkah selanjutnya. Anda juga harus berencana untuk mengirim email tindak lanjut segera setelah rapat. Temukan lebih banyak tip perencanaan pertemuan virtual dari awal hingga akhir.

Apakah ada yang terlewat? Beri tahu kami di kolom komentar!