Manajemen Kalender Untuk Asisten Eksekutif untuk Menghemat Waktu & Stres

kalender-manajemen-eksekutif-asisten

Berapa banyak hari Anda yang Anda habiskan untuk pengelolaan kalender?



Kami mendengarkan Anda, dan kami tahu Anda terlalu sibuk untuk mengelola kalender untuk mencari cara yang mungkin bisa Anda lakukan menyimpan waktu untuk mengelola kalender. Selain itu, tampaknya keterampilan organisasi lama yang baik hanya dapat membantu Anda sejauh ini jika Anda menggunakan kalender modern, baik untuk eksekutif, ruang konferensi, atau seluruh tim.

Itulah mengapa kami membuat daftar untuk memudahkan pengelolaan kalender bagi asisten eksekutif. Alat dan strategi ini melengkapi keterampilan bawaan Anda, menghemat waktu dan stres, dan membuat keajaiban kalender tampak mudah.

Kategori:

Banyak dari petunjuk ini datang langsung dari grup Facebook kami untuk Manajer Kantor dan Asisten Eksekutif! Lihat nugget kebijaksanaan apa yang ditawarkan komunitas kami dan ikuti percakapan.



Status Manajer Kantor (Grup Facebook untuk manajer kantor saja)

seminar dan konferensi asisten administrasi

Status Asisten Eksekutif (Grup Facebook hanya untuk asisten eksekutif)>

Sebelum Anda memulai dengan daftar kami, daftar ke The Assist , buletin mingguan gratis dengan informasi pilihan yang sangat membantu sehingga EA mengatakan bahwa mereka tidak tahu apakah akan membagikannya dengan teman atau menyimpan rahasia untuk diri mereka sendiri. Dapatkan kiat dan sumber daya, serupa dengan yang di bawah ini, dikirim langsung ke kotak masuk Anda setiap minggu.



Berwarna-warni

Praktik kode warna yang tak lekang oleh waktu tidak pernah gagal untuk membuat kalender lebih mudah dipahami — dan tidak terlalu membebani semua orang yang melihatnya. Mungkin perlu beberapa saat untuk mengembangkan sistem warna yang berfungsi, tetapi Anda dapat memilih palet yang Anda sukai untuk membuat prosesnya sedikit lebih menyenangkan.

Manfaat utama: Dengan memberi kode warna pada kalender Anda, Anda tidak membuat perubahan besar apa pun pada proses kalender Anda. Anda tidak perlu menjelaskan alat atau sistem baru; Anda hanya membuat kalender yang sudah Anda gunakan lebih mudah dilihat dan dipahami.

Cara mencobanya:

  • Tinjau kalender dan buat 'keranjang' Anda. Setiap ember akan mendapatkan warnanya sendiri-sendiri. (Beberapa keranjang termasuk internal, klien, pribadi, berulang, pengingat, dan perjalanan.)
  • Tinjau keranjang dengan tim dan eksekutif Anda. Koordinasi warna tidak akan berfungsi jika tidak ada yang memahami kategori yang Anda pilih.
  • Beri kode warna pada kalender Anda, apakah itu online, di aplikasi, atau di atas kertas.
  • Buat lembar aturan referensi cepat untuk membuat proses kode warna lebih mudah bagi Anda dan siapa pun yang membantu pengelolaan kalender.

Lacak garis waktu setiap orang dengan monday.com

monday-com_in_action

monday.com menyediakan cara mudah bagi Anda untuk mengelola tanggal, garis waktu, dan tugas untuk semua orang di daftar manajemen kalender Anda.

Manfaat utama: monday.com memungkinkan Anda mendapatkan gambaran besar tentang alur kerja tim Anda sehingga Anda dapat melihat di mana kalender dan garis waktu mungkin perlu disesuaikan. Anda bahkan tidak perlu mengirim satu email pun atau mengadakan rapat status tunggal untuk mengetahui posisi semua garis waktu.

Bagaimana cara menggunakannya: Cukup buat akun gratis, undang anggota tim, tambahkan proyek dan garis waktu, dan mulailah mengelola kalender dan alur kerja dengan lancar.

Blokir waktu untuk manajemen kalender dan penjadwalan

pengaturan-waktu-untuk-kalender-manajemen

Jika semburan acak dari manajemen kalender selalu memakan hari Anda, mulailah menyisihkan waktu secara strategis untuk fokus pada manajemen kalender.

Manfaat utama: Pemblokiran waktu akan membuat pengelolaan kalender tampak tidak terlalu semrawut karena Anda akan dapat menyelesaikan semuanya sekaligus alih-alih beroperasi secara acak.

Cara mencobanya: Blokir waktu saat kantor sedang tidak terlalu sibuk, seperti Jumat siang atau Senin pagi. Gunakan waktu ini untuk melihat semua kalender yang Anda kelola. Buat ringkasan kalender cepat yang dapat Anda bagikan dengan orang lain atau simpan sendiri; ringkasan ini sangat membantu jika Anda memiliki banyak kalender di piring Anda.

Beri tahu semua orang tentang rencana pemblokiran waktu Anda dan tetapkan tenggat waktu untuk permintaan kalender. Apa pun yang tidak sampai kepada Anda sebelum tenggat waktu, kecuali sangat mendesak, tidak akan diproses hingga minggu berikutnya.

Adakan pertemuan manajemen kalender

pertemuan-kalender

Mirip dengan strategi pemblokiran waktu, rapat kalender membantu Anda memasukkan email dan permintaan sedikit demi sedikit selama seminggu ke dalam rapat yang, dengan harapan, berlangsung kurang dari satu jam.

Manfaat utama: Pertemuan ini merampingkan manajemen kalender.

Cara mencobanya: Gunakan keahlian manajemen kalender Anda untuk menemukan waktu yang sesuai untuk semua orang, mengatur rapat berulang, dan melihat bagaimana prosesnya.

Mencoba Dua kali lipat

Menggunakan Dua kali lipat untuk mengirim pengarahan harian dengan konteks pertemuan.

Semua konteks di seputar rapat yang Anda pesan sering kali hilang dalam terjemahan. Double membantu menyelesaikannya dengan mempermudah berbagi detail tambahan, deskripsi acara pribadi, dan tindak lanjut dengan eksekutif Anda dalam arahan sederhana format menit rapat .

Manfaat utama: Tambahkan informasi tambahan tentang acara saat Anda menjadwalkannya, sehingga mudah bagi eksekutif Anda untuk tetap berada di puncak hari mereka tanpa membuang waktu Anda.

Cara mencobanya: Daftar ke Double di situs web mereka dan unduh ekstensi Chrome. Anda kemudian akan dapat dengan mudah menempelkan informasi berguna dalam acara, serta membuat deskripsi pribadi dengan konteks tambahan untuk eksekutif Anda. Pengarahan harian kemudian dapat dikirim melalui email atau melalui aplikasi seluler.

Ketahui kapan harus tidak berbagi

masalah-dengan-kalender-manajemen

Jika Anda harus berurusan dengan konflik dan persaingan komunikasi karena terlalu banyak orang yang memiliki masukan ke dalam kalender eksekutif, rapat, atau ruang konferensi Anda, jangan takut untuk mengambil kendali. Bersikeras bahwa semua permintaan melewati Anda, dan hindari pemesanan ganda, kebingungan, dan banyak komunikasi yang tidak perlu.

Manfaat utama: Sentralisasi kalender akan menghemat waktu, stres, dan banyak kekacauan komunikasi. Ini juga akan menunjukkan sikap Anda yang bertanggung jawab.

Cara mencobanya: Buat promosi singkat untuk kepemimpinan yang menjelaskan seberapa lancar proses kalender bagi semua orang yang terlibat jika Anda dapat memiliki kendali penuh. Minta mereka untuk mengomunikasikan perubahan tersebut kepada anggota tim lainnya sehingga Anda tidak perlu repot-repot.

Manfaatkan departemen TI internal Anda

Jika Anda memiliki departemen TI internal, manfaatkan keterampilan mereka dan buat kalender khusus. Kalender dapat hidup di situs web publik atau intranet Anda; bahkan mungkin bisa menjadi interaktif.

Manfaat utama: Kustomisasi. Jika Anda selalu menyesali bagaimana alat online yang tersedia tidak cukup memenuhi kebutuhan Anda, ini bisa menjadi opsi yang sempurna.

Cara mencobanya: Identifikasi semua kebutuhan yang Anda miliki untuk kalender online dan bawa ke departemen TI Anda untuk melihat keajaiban apa yang dapat mereka lakukan. Masuk dengan daftar lengkap fitur yang Anda inginkan — tidak masalah jika fitur tersebut tidak dapat mengakomodasi semua permintaan Anda.

Cetak dan posting kalender

kalender cetak

Jika Anda tidak ingin terlalu canggih, Anda juga dapat mencetak kalender bersama dan mempostingnya di mana saja — di kamar mandi, di pintu, di ruang istirahat. Anda bahkan dapat mencetak dan mendistribusikan salinan ke tim kecil atau eksekutif individu. Hasil cetakan memang tidak mewah, tetapi banyak orang masih senang bisa melihat sekilas pada selembar kertas sederhana untuk mendapatkan gambaran tentang apa yang sedang mereka simpan hari ini.

Manfaat utama: Kalender tercetak melengkapi upaya komunikasi kalender Anda yang lain. Selain itu, pencetakan dapat membantu menonjolkan jadwal penting.

Cara mencobanya: Jika Anda memiliki printer dan pita perekat, Anda siap melakukannya. Jika Anda memiliki tim desain yang dapat membuat kalender Anda menonjol, mintalah bantuan mereka untuk menarik lebih banyak perhatian ke kalender penting.

(- Selesaikan lebih banyak hal The Assist - buletin mingguan gratis # 1 yang dibuat untuk asisten oleh asisten.)

Integrasikan kalender Anda dengan Slack

slack-app-for-calendar-management

Sering digunakan untuk komunikasi kantor, Slack juga membantu pengguna mengelola kalender melalui berbagai aplikasi praktis, termasuk Google Kalender , Kyber , Zapier , Eventbot , dan Sunsama .

Manfaat utama: Aplikasi terintegrasi memungkinkan pengguna untuk mengelola kalender dalam Slack, sehingga semuanya dapat terjadi hanya di satu tempat. (Lupakan tentang banyak tab dan layar kedua yang Anda pikirkan untuk mendapatkan pengelolaan kalender.) Dengan berbagai aplikasi kalender Slack yang dapat dipilih, Anda akan menemukan satu yang sesuai dengan kebutuhan Anda. Beberapa aplikasi bahkan sumber acara langsung dari kalender Anda dan mempostingnya di Slack agar semua orang dapat melihatnya.

Cara mencobanya:

  • Membuat tempat kerja baru .
  • Antarmuka dengan Slack Bots untuk mengetahui cara kerja semuanya.
  • Jelajahi aplikasi kalender Slack untuk melihat mana yang tepat untuk Anda.
  • Hubungkan aplikasi itu dan pergi!

Menggunakan Perangkat lunak BambooHR

BambooHR memungkinkan Anda membuat profil informatif untuk setiap orang yang bekerja dengan Anda, jadi profil ini sempurna untuk mengelola kalender ulang tahun (dan mereferensikan camilan favorit), kalender hari jadi kerja, kalender waktu istirahat, dan banyak lagi.

Manfaat utama: Anda tidak perlu menunggu karyawan yang sibuk memberikan jawaban yang Anda perlukan untuk melanjutkan kalender; BambooHR menempatkan semua informasi yang Anda butuhkan di ujung jari Anda.

Cara mencobanya:

Mulai sebuah percobaan gratis dan lihat bagaimana BambooHR dapat membuat hidup Anda lebih mudah.

Jika Anda melanjutkan, Anda perlu meluangkan waktu untuk penyiapan awal — karyawan harus memasukkan banyak informasi di awal.

Coba tulis dan hapus papan

hapus-papan-untuk-manajemen-kalender

Papan tulis dan hapus membantu kantor kecil merampingkan manajemen kalender dan bahkan mengurangi beberapa email dan komunikasi.

Manfaat utama: Kesederhanaan.

Cara mencobanya:

  • Dapatkan papan kalender tulis dan hapus atau gambar templat kalender Anda sendiri.
  • Setelah status rapat Senin Anda, mintalah setiap orang untuk menulis rapat dan acara penting, termasuk ulang tahun, hari libur, dan janji dengan dokter.
  • Tetapkan dan komunikasikan tenggat waktu untuk menambahkan sesuatu ke kalender. Setelah tenggat waktu, ambil papan dan catat semua acara ke dalam alat kalender online Anda. Jaga agar papan tetap terpasang sehingga orang dapat merujuknya saat mereka berjalan melewati pintu.

Dapatkan lebih banyak dari Google Sheets

google-sheets-calendar

Google Spreadsheet mungkin sempurna untuk pelacakan dan pelaporan pengeluaran, tetapi juga cocok untuk manajemen kalender.

Manfaat utama : Sebagai lebih sederhana alternatif untuk Tabel Google , Google Sheets gratis dan mudah digunakan. Mereka juga memungkinkan orang untuk bekerja di satu spreadsheet pada saat yang sama, fitur kolaboratif yang sempurna untuk ruang konferensi, kalender tim, dan banyak lagi.

Bagaimana cara menggunakannya: Kunjungi saja Situs web Google Sheets dan memulai secara gratis. Gunakan berbagai template gratis (dan menarik) untuk melacak proyek, kalender, jadwal, dan lainnya.

game pemecah es untuk rapat

Jika Anda harus menangani kalender mingguan, Anda dapat mengirim tautan ke tim dan meminta semua orang memasukkan tanggal penting. Eksekutif dapat memasukkan komentar tentang perubahan dan pertanyaan di dalam lembar. Anda bahkan dapat menggunakan Google Sheet untuk mengelola permintaan rapat; cukup daftar waktu yang tersedia dan minta orang memasukkan nama mereka di sel tetangga untuk mengambil slot waktu. Perubahan langsung disimpan, jadi siapa pun yang memesan waktu secara bersamaan akan melihat pembaruan, dan Anda tidak akan mendapatkan pemesanan ganda.

Menggunakan Basecamp untuk menerima permintaan dan menghindari tindak lanjut yang tidak perlu

kalender-basecamp

Dikenal untuk manajemen proyek, Basecamp juga dapat membantu Anda dengan manajemen kalender. Alat tersebut membantu pengguna menyempurnakan seni komunikasi transparan — Anda dapat menerima permintaan dan terus memperbarui status permintaan kepada pemohon sehingga mereka tidak menelepon, mengirim pesan, dan email untuk menanyakannya.

Manfaat utama: Pembaruan status mengurangi waktu yang terbuang untuk memberi tahu orang-orang tentang status permintaan kalender mereka. Itu berarti Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk benar-benar menyelesaikan permintaan kalender.

Cara mencobanya: Mulailah Basecamp dan kemudian komunikasikan bahwa Anda sedang 'merintis' sistem permintaan kalender baru. Minta orang mengirimkan permintaan mereka kepada Anda di Basecamp, tambahkan lalu gunakan fungsi 'daftar tugas ditambahkan & selesai' untuk membagikan kemajuan.

Menggunakan Microsoft To Do untuk manajemen tugas

Microsoft-To-Do-Executive-Assistant-Tool

Alat ini memungkinkan Anda untuk fokus sepanjang hari dengan memperkuat perencanaan harian yang cerdas. Salah satu fitur paling keren adalah kemampuannya untuk menawarkan saran cerdas dan dipersonalisasi untuk memperbarui daftar tugas harian Anda.

Manfaat utama: Anda tidak perlu lagi mengingat untuk menambahkan daftar tugas penting ke kalender Anda secara manual karena sinkronisasi Daftar Tugas telah Anda bahas.

Cara mencobanya: Unduh aplikasi gratis dan mulai kelola tugas Anda dengan cara yang benar! To Do juga mencakup dukungan lintas platform dan sinkronisasi cepat yang memungkinkan Anda mengelola hidup Anda saat berada di kantor, di rumah, atau saat dalam perjalanan. Jadi jika Anda membantu seorang eksekutif yang memiliki kebiasaan melupakan rapat dan tugas, fitur pengingat akan membantu Anda memberikan dorongan yang cepat, mudah, dan tidak mengganggu. Mudah alternatif untuk Wunderlist dan alat manajemen serupa lainnya, To Do dapat membantu asisten eksekutif tetap pada jalurnya meskipun jadwal sibuk.

Menggunakan Robin perangkat lunak penjadwalan ruang konferensi

Robin membuat pengelolaan kalender ruang konferensi lebih mudah dari sebelumnya.

Manfaat utama: Anda dapat mengatur alat untuk memungkinkan karyawan mencari kamar berdasarkan ketersediaan, fasilitas, dan lokasi. Anda dapat melihat semua yang terjadi, tetapi Anda tidak lagi harus mencari ruangan yang membosankan, karena karyawan dapat melakukannya sendiri.

Bagaimana cara menggunakannya:

  • Mulai uji coba gratis atau jadwalkan demo.
  • Beri tahu karyawan Anda meluncurkan program percontohan.
  • Biarkan program berjalan, lalu kirim survei untuk melihat pendapat semua orang tentang alat tersebut.

Melihat apa Menghindari dapat membawa ke pelacakan RSVP

evite-for-rsvp-tracking

Evite menawarkan lebih dari sekadar undangan pesta yang imut untuk anak Anda… atau kucing Anda. Layanan undangan tanpa kertas membuatnya lebih menyenangkan untuk melacak respons acara dan berkomunikasi tentang pertemuan Anda.

Manfaat utama: Pelacakan RSVP yang ramah pengguna.

Bagaimana cara menggunakannya: Cukup masuk, buat undangan, kirimkan, dan lacak.

Gunakan alat berteknologi tinggi seperti Steelcase RoomWizard

Sistem penjadwalan kamar berbasis internet ini bertujuan untuk menyelesaikan semua masalah yang Anda hadapi saat mencoba mengelola cara setiap orang di kantor Anda memesan ruang pertemuan .

Manfaat utama: Sistem ini dilengkapi dengan layar sentuh sederhana yang dapat dipasang di luar ruangan. Ini menyinari lampu merah untuk menunjukkan ruang yang diambil dan lampu hijau untuk menunjukkan ruang terbuka.

Bagaimana cara menggunakannya: Lihat Spesifikasi Produk halaman untuk menentukan apakah RoomWizard tepat untuk kantor Anda.

Menggunakan Kalender Boomerang untuk Gmail

lemari besi-kamar-penyihir

Sistem Kalender Boomerang membantu Anda menambahkan rapat ke Google Kalender langsung di dalam email Anda.

Manfaat utama: Penjadwalan rapat sekali klik yang dapat Anda selesaikan dalam satu email.

Bagaimana cara menggunakannya: Jika Anda menggunakan Kalender Google untuk komunikasi kantor Anda, maka Anda dapat mengunduh Boomerang dan mulai menggunakannya hari ini.

(- Selesaikan lebih banyak hal The Assist - buletin mingguan gratis # 1 yang dibuat untuk asisten oleh asisten.)

Penanda buku Daysoftheyear.com

Jika Anda perlu menambahkan acara menyenangkan ke kalender sebagai bagian dari tugas manajemen kalender Anda, maka Anda perlu menandai situs web ini.

Manfaat utama: Situs web tersebut memberikan alasan untuk merayakan hari apa pun yang dapat Anda pikirkan. (Tahukah Anda bahwa 25 Mei sebenarnya adalah Hari Handuk?)

Bagaimana cara menggunakannya: Buka situs web ini saat bos Anda mengingatkan Anda tentang email 'sorak-sorai kantor' yang seharusnya Anda kirim.

Alat manajemen kalender apa yang membuat hidup Anda lebih mudah? Beri tahu kami di kolom komentar di bawah!