Panduan Paling Pasti 2021 Untuk Mengatur Sistem Pengarsipan Kantor

Sambutlah dekade baru dan selamat tinggal pada kebingungan sistem pengarsipan kantor lama dan usang. Karena semakin mudah menemukan cara terbaik untuk mengatur file kertas dan menggabungkan teknologi pengarsipan baru di tempat kerja, sekarang adalah waktu yang tepat untuk mengatur!

Kami telah menjabarkan sejumlah langkah penting untuk bisnis ukuran apa pun yang mencoba memasukkan sistem pengarsipan kantor. Dari manajemen file komputer hingga peretasan kantor yang mudah dilakukan, selamat datang di panduan masuk ke kantor.



cara-mengatur-kantor-pengarsipan-sistem

Prospek untuk memulai, mengatur, atau membersihkan sistem pengarsipan kantor memiliki kekuatan untuk membuat bahkan yang paling berani di antara kita bersembunyi di balik daftar 'hal yang harus dilakukan' lainnya, yang lebih penting. Anda tidak perlu bersembunyi lagi! Tip-tip yang telah teruji di lapangan ini akan membantu Anda mendapatkan — dan menjaga — sistem pengarsipan kantor Anda dalam kondisi kerja yang tepat.

Banyak dari tip ini datang langsung dari grup Manajer Kantor Facebook kami! Lihat nugget kebijaksanaan apa yang ditawarkan komunitas kami dan ikuti percakapan. Bergabunglah dengan grup di sini.



Tips Pengarsipan Kantor Pencarian Cepat:

Kode warna

Orang-orang telah mewarnai kode sejak dokumen kantor — dan sistem pengarsipan kantor untuk mengaturnya — menjadi fakta kehidupan beberapa dekade lalu. Teknik pengkodean warna yang benar dan teruji tidak pernah gagal, dan relatif cepat serta mudah dilakukan, bahkan jika Anda memiliki sistem pengarsipan yang sangat kompleks. Pengodean warna akan menginspirasi Anda untuk mengurutkan file ke dalam kategori yang masuk akal, menemukan file dengan cepat, dan menambahkan kesenangan dalam proses pengarsipan.

Teknik pengorganisasian ini adalah cara sempurna untuk mengubah tumpukan kertas menjadi paket teratur yang dapat diprediksi dengan cara terbaik. Yang terbaik dari semuanya, pengkodean warna berfungsi pada file fisik dan digital, dan jika Anda perlu mengatur kedua jenis file tersebut, Anda dapat dengan mudah menggunakan sistem pengkodean warna yang sama untuk masing-masing file.



hadiah ulang tahun kerja berdasarkan tahun

Cara:

  • Lihat semua file yang Anda perlukan untuk mengatur dan menetapkan beberapa kategori organisasi. (Mungkin diperlukan beberapa langkah untuk benar-benar mengenali pola dan menguraikan kategori Anda.)
  • Tetapkan warna untuk setiap kategori. (Beberapa kategori termasuk keuangan, sumber daya manusia, kontrak, dan fasilitas.)

Tinjau kategori dengan tim dan eksekutif Anda. Koordinasi warna tidak akan berfungsi jika tidak ada yang memahami kategori yang Anda pilih.

  • Kumpulkan bahan untuk pengkodean warna. (Ini mungkin folder berwarna untuk ditempatkan di rak buku atau hanya potongan pita washi warna-warni untuk ditempel di laci lemari arsip.)
    • Swag.com menawarkan banyak produk organisasi dalam warna-warna cerah yang sempurna untuk pengkodean warna.Pilihan ini memiliki keunggulan pada opsi lain karena Anda dapat membuatnya dicetak dengan logo perusahaan Anda atau desain lainnya.
    • Lihat barang organisasi kantor yang dapat disesuaikan ini:

Pop-Desk-Tray-SnckNation-Logo

  • Lakukan pengkodean warna! Sortir file Anda ke dalam kategori berkode warna dan rasakan zen zen organisasi dengan setiap file yang Anda letakkan (atau seret dan lepas) ke dalam wadah berkode warna yang rapi.
  • Buat lembar aturan referensi cepat untuk membuat proses kode warna lebih mudah bagi Anda sendiri (saat Anda menambahkan file baru) dan siapa pun yang akan membantu Anda mengatur sistem pengarsipan kantor di masa mendatang.

sistem pengarsipan kode warna

Mengapa ini berhasil:

Pengodean warna mirip dengan proses pembelajaran yang dikenal sebagai 'chunking', ditentukan oleh eLearning Coach sebagai '... strategi memecah informasi menjadi potongan-potongan seukuran gigitan sehingga otak dapat lebih mudah mencerna informasi baru.'

bagaimana cara berolahraga di meja Anda

Saat Anda memberi kode warna pada tumpukan kertas, Anda mengubah kumpulan informasi yang sembarangan menjadi potongan-potongan yang Anda dan otak Anda dapat dengan mudah menyortirnya saat Anda perlu menemukan sesuatu yang spesifik. Jika Anda perlu menemukan faktur di tumpukan kertas, Anda mungkin kewalahan dan menyerah, tetapi jika Anda perlu menemukan faktur di sistem kode warna baru Anda, maka Anda akan tahu untuk mencari bendera hijau itu. menunjukkan 'Dokumen Keuangan'.

Mendigitalkan

Saat Anda mendigitalkan file, pada dasarnya Anda membuat sistem pengarsipan tanpa kertas. Banyak orang merasa lebih mudah untuk mengatur sistem pengarsipan digital melalui sistem pengarsipan kertas setelah setiap file kertas diubah ke format digital. Jika Anda memilih untuk mendigitalkan file Anda, Anda harus memulai dengan memindai dan mengonversi file lama Anda, sebuah proses yang bisa memakan waktu dan tenaga.

Cara:

Terima kasih khusus untuk Francisco dari kami Grup Facebook untuk menguraikan petunjuk ini!

  • Putuskan bagaimana mengatur file secara digital. Apakah Anda akan menggunakan file solusi perangkat lunak yang luar biasa , drive jaringan yang dikelola oleh grup TI (teknologi informasi) Anda sendiri, atau platform cloud gratis seperti google Drive ?
  • Gunakan mesin pemindai yang andal dan efisien. (Francisco menggunakan file Richo mesin dengan kemampuan untuk memindai dokumen dan mengirimkannya ke folder yang telah ditetapkan sebelumnya di jaringan.)

Francisco juga merekomendasikan:

“Tentukan apakah Anda memiliki ruang cadangan penyimpanan cloud untuk dokumen Anda. Ini sangat penting jika Anda menangani dokumen yang, jika hilang, dapat menimbulkan kerugian besar bagi pelanggan, klien, atau operasi bisnis lainnya. ”

  • Tentukan siapa yang akan memiliki akses untuk menambah dan mengatur file di sistem Anda.
  • Kembangkan konvensi penamaan standar untuk file yang dipindai. Ini akan membuat file mudah ditemukan dan dicari di sistem tanpa kertas Anda.
  • Francisco merekomendasikan menambahkan tanggal (atau setidaknya tahun) ke nama file, sehingga akan lebih mudah untuk mengetahui kapan harus menghapus atau mengarsipkannya. Perpustakaan Penn memiliki daftar yang bagus praktik terbaik penamaan file untuk membantu Anda memulai.
  • Buat peta sistem pengarsipan digital masa depan Anda. Buat mockup ini seakurat mungkin sehingga Anda dapat mengantisipasi masalah apa pun dengan skema pengaturan Anda. Perbarui peta setelah Anda menyelesaikan proyek untuk memasukkan semua perubahan yang Anda buat selama ini. Setelah selesai, peta ini akan membantu Anda menemukan berbagai hal dengan mudah saat Anda mengenal sistem baru Anda.
  • Pindai dokumen Anda:
    • Gunakan stempel atau stiker untuk menandai file fisik yang telah dipindai ke dalam sistem.
    • Jika sistem file digital Anda memungkinkan, tambahkan kata kunci ke setiap dokumen agar file lebih mudah ditemukan.
    • Luangkan waktu Anda untuk menghindari kesalahan. Bahkan kesalahan sederhana suatu hari dapat membuat Anda tidak mungkin menemukan file yang Anda butuhkan. Memindai dokumen ke dalam sistem baru Anda adalah proses yang memakan waktu, tetapi ingat: Anda akan selesai akhirnya!

digitalisasi-sistem-pengarsipan

Mengapa ini berhasil:

Sistem pengarsipan digital mengotomatiskan aspek 'menemukan file' dari sistem pengarsipan kantor Anda. Alih-alih membalik-balik folder dan tumpukan sambil mempertaruhkan potongan kertas dan sakit kepala, sistem digital akan memungkinkan Anda untuk mencari beberapa kata kunci atau mengurutkan file ke dalam daftar abjad dan dengan mudah menemukan apa yang Anda inginkan.

Sistem digital juga memudahkan untuk menambahkan file baru dan bahkan berbagi tanggung jawab pengarsipan ke seluruh tim. Penyiapannya membutuhkan banyak pekerjaan, tetapi waktu dan stres yang Anda hemat setelahnya sangat berharga.

hadiah kantor unik untuk rekan kerja

Tetapkan tanggal kedaluwarsa

Ini mungkin tampak seperti curang, tetapi salah satu cara terbaik untuk mengatur sistem pengarsipan kantor adalah mengurangi file yang perlu Anda atur. Menyingkirkan file berdasarkan konten bisa jadi rumit karena sulit untuk menentukan file mana yang perlu disimpan dan file mana yang dapat dibuang, tetapi membuang file berdasarkan usia memberikan cara yang aman dan terstandarisasi untuk memutuskan apa yang dapat Anda lempar.

Cara:

  • Tetapkan usia 'membuang' untuk file Anda — 1 tahun, 5 tahun, 10 tahun… apa pun yang tampaknya sesuai untuk file yang Anda simpan dan jenis bisnis yang Anda lakukan.
    • Jika Anda takut akan membutuhkan file lagi, cukup pindahkan ke kotak 'arsip' atau folder yang diatur menurut tahun. (Ini setidaknya menjaga sistem file utama Anda agar tidak berantakan dengan dokumen yang kedaluwarsa.)
  • Buat rapat berulang di kalender Anda — mungkin minggu pertama di tahun baru — untuk melakukan pembersihan file besar-besaran.

Mengapa ini berhasil:

Membuang file lama membuat sistem Anda tetap bersih, teratur, dan relevan. Ini juga menghemat waktu Anda untuk menjaga agar sistem berfungsi dengan baik, dan membantu Anda menghindarinya menyia nyiakan waktu mengatur file yang tidak dibutuhkan lagi.

Memecah dan menaklukkan

grouped-filing-system

latihan yang dapat Anda lakukan di tempat kerja

Jika file yang perlu Anda atur hanya relevan untuk departemen tertentu, mintalah seseorang di setiap grup tersebut untuk mengatur file mereka saat Anda membuat struktur manajemen file menyeluruh.

Cara:

  • Buat struktur organisasi berdasarkan departemen daripada menggunakan kategori yang mengelompokkan file berdasarkan topik menyeluruh, seperti keuangan atau sumber daya manusia.
  • Bagi file sesuai.
  • Bawalah file tersebut ke ahli materi pelajaran dari masing-masing departemen, sebaiknya seseorang yang Anda kenal memiliki keterampilan organisasi yang luar biasa. Minta sukarelawan ini untuk mengatur file secara logis dan membuat kunci untuk referensi Anda.
  • Kumpulkan file departemen yang terorganisir dan tambahkan ke sistem menyeluruh Anda.

Mengapa ini berhasil:

Dengan menanyakan orang yang akan memahami — dan perlu mengakses — file untuk mengambil bagian dari proses pengorganisasian, Anda memastikan sistem Anda akan berfungsi.

Atur File di Dinding

Pasang tempat arsip tepat di dinding Anda alih-alih menggunakan lemari arsip atau rak.

Cara:

game pemecah es untuk orang dewasa
  • Tetapkan kategori organisasi Anda dan tentukan jenis dokumen apa yang akan termasuk dalam setiap kategori.
  • Pasang penahan dinding yang luas di salah satu area umum kantor Anda. (Dapatkan pemegang menarik yang sesuai dengan merek perusahaan Anda untuk menjadikan upaya ini berfungsi ganda sebagai inisiatif desain kantor.) Beri label setiap pemegang berdasarkan kategori utama dan kemudian tentukan jenis file apa yang harus dimasukkan di masing-masing. Pertimbangkan bagaimana Anda dapat membuat label mudah dipahami oleh karyawan yang sibuk dalam beberapa detik atau kurang.

File apa yang ada di sini?

  • Faktur
  • Tanda terima
  • Permintaan penggantian
    • Kirim email ke semua orang di perusahaan untuk menjelaskan proses Anda. Alih-alih membawa file kepada Anda, orang dapat menambahkannya langsung ke pemegangnya.
  • Bersihkan file sekali seminggu jika perlu.

sistem pengarsipan di dinding

Mengapa ini berhasil:

File Office adalah sumber daya kolektif, jadi masuk akal jika mengaturnya harus menjadi tanggung jawab kolektif. Meskipun Anda mungkin memiliki rencana ambisius untuk menjaga sistem pengarsipan kantor dalam kondisi yang terorganisir dengan sempurna, semuanya bisa berantakan jika, dan kapan, Anda sibuk. Sistem ini memastikan file tetap teratur berdasarkan kategori, bukan menumpuk di tumpukan sembarangan.

Atur berdasarkan Kepentingan

Siapa pun yang pernah menelusuri file memahami keinginan membara untuk menemukan apa yang Anda butuhkan alih-alih menemukan 100 hal yang tidak Anda butuhkan. Misalnya, coba atur file kantor Anda dalam urutan kepentingannya agar pengambilan dokumen lebih menyenangkan bagi semua orang.

game pemecah es untuk rapat kerja

Cara:

  • Lakukan survei kepada karyawan dan tanyakan file kantor apa yang perlu mereka temukan atau akses sepanjang tahun. (Jadikan survei ini wajib dan minta bantuan manajemen untuk penegakannya jika perlu.)

Jelajahi tanggapan dan kelompokkan jenis file ke dalam tingkatan sesuai dengan permintaan akses. (Tingkat teratas adalah lima jenis file yang paling sering diakses menurut survei Anda.)

  • Atur sistem Anda, digital atau fisik, sesuai dengan kategori ini. Pastikan untuk mengategorikan dan memberi label pada subfile juga. Misalnya, Anda dapat memberi label file tingkat atas, 'File Penting', dan menyertakan label terpisah untuk 'tanda terima', 'kontrak', dan 'hasil survei'.

Mengapa ini berhasil:

Semua orang menginginkan sistem file yang tampaknya mengantisipasi dengan tepat apa yang mereka cari. Dengan mengatur sistem Anda berdasarkan 'aturan mayoritas', Anda memiliki peluang terbaik untuk membuat sistem file yang benar-benar memberikan apa yang dibutuhkan orang.

Rencanakan untuk mengatur secara teratur

Bahkan sistem pengarsipan kantor terbaik pun tidak akan tetap teratur dengan sendirinya. Sebaiknya ingat hal ini dan rencanakan untuk melakukan sedikit pekerjaan agar sistem tetap teratur setiap minggu. Berkontribusi sedikit usaha secara berulang akan terasa jauh lebih mudah daripada mencoba membersihkan file yang salah kelola selama satu tahun sekaligus.

Cara:

Siapkan pengingat kalender berulang dan ingatlah untuk menjaga agar tugas ini tetap suci. Mintalah bantuan dari beberapa rekan kerja untuk menjaga diri Anda tetap bertanggung jawab dan membuat acara mingguan menyenangkan. (Anda juga dapat memberikan penghargaan untuk meningkatkan motivasi organisasi Anda.)

pengorganisasian-file-harian

Mengapa ini berhasil:

Menjaga sistem tetap teratur jauh lebih realistis dan mudah dikelola daripada mengatur sistem dari awal setahun sekali.

hal menyenangkan untuk kantor

Pisahkan Pekerjaan Yang Sedang Berlangsung dari Pekerjaan Selesai

Ini tip jenius dari Alat Pikiran menyederhanakan seluruh sistem pengarsipan. Anda masih dapat mengatur file untuk proyek yang telah selesai, tetapi memisahkannya dari file yang terkait dengan pekerjaan yang sedang berlangsung akan membuat pencarian file menjadi lebih cepat dan lebih efisien.

Cara:

  • Pertahankan teknik kategorisasi apa pun yang berhasil untuk Anda, tetapi tambahkan dua kategori menyeluruh: 'Selesai' dan 'Dalam Proses'.
  • Tambahkan stempel waktu atau label ke file grup berdasarkan tanggal penyelesaian, diharapkan atau aktual.
  • Tambahkan tanggal penyelesaian yang diharapkan ke kalender Anda sehingga Anda akan tahu kapan waktunya untuk masuk dan melakukan pengaturan.

Mengapa ini berhasil:

game online untuk tim virtual

File yang terkait dengan pekerjaan yang sedang berlangsung secara logis adalah file yang paling banyak diakses orang, dan mengatur sistem pengarsipan berdasarkan urgensi dan frekuensi akses adalah salah satu cara terbaik untuk memastikan sistem pengarsipan Anda benar-benar praktis selain efisien. terorganisir.

Jenis Bonus: Temukan cara untuk membuat pengorganisasian sistem pengarsipan Anda menyenangkan, atau setidaknya bisa dilakukan. Mungkin itu melibatkan mendapatkan perlengkapan pengorganisasian yang indah yang akan membuat pekerjaan menyenangkan atau merekrut rekan kerja untuk membantu Anda sehingga Anda dapat berbagi percakapan berkualitas selama sesi organisasi.

Cukup cari cara untuk membuat tugas mengatur file bekerja untuk Anda — itulah cara terbaik untuk memastikan tugas penting dalam mengatur file tidak menjadi sesuatu yang menakutkan.

Bisakah Anda memiliki terlalu banyak tip mengatur? Kami pikir tidak! Bagikan kiat Anda di bawah agar kita semua dapat menikmati kantor yang sangat terorganisir!

P.S. Banyak dari tip ini datang langsung dari grup Manajer Kantor Facebook kami! Lihat nugget kebijaksanaan apa yang ditawarkan komunitas kami dan ikuti percakapan. Bergabunglah dengan grup di sini.

Sumber Daya Cara Kerja Kantor