17 Strategi Terbukti untuk Meningkatkan Komunikasi di Tempat Kerja

meningkatkan komunikasi di tempat kerja

Denise telah memikirkan segalanya.



Firma arsitekturnya hampir mendapatkan klien baru yang besar, dan dia bertanggung jawab memastikan bahwa pertemuan RFP mereka akan memukau mereka. Dia sedang mencetak dan mengikat proposal, memesan tanda selamat datang khusus, dan bahkan mengadakan pertemuan dengan restoran lokal favorit calon klien.

Semuanya diatur untuk hari Kamis.

Hanya ada satu masalah - tidak ada yang memberi tahu Denise bahwa rapat telah dipindahkan ke hari Selasa.



Pada hari besar, Denise tertangkap basah. Proposal tersebut dicetak dengan tergesa-gesa di printer hitam putih perusahaan setelah klien tiba, dan pertemuan tersebut gagal mengesankan. Akhirnya bisnis itu beralih ke perusahaan lain.

Apa yang salah? Sepanjang jalan, Denise secara tidak sengaja dikeluarkan dari rantai email dengan 30 orang lainnya di dalamnya. Terlepas dari niat terbaiknya dan semua kerja kerasnya, dia (dan perusahaannya), tidak pernah memiliki kesempatan, semua karena gangguan komunikasi di tempat kerja.

Seperti yang ditunjukkan contoh di atas, komunikasi di tempat kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan konsekuensi yang mengerikan.



film pahlawan hogan 2017

Komunikasi di tempat kerja sangat menantang karena tidak ada aspek perusahaan Anda yang tidak tersentuh.

Ini adalah masalah yang harus diselesaikan di setiap level - dari level peer-to-peer, level manager-direct report, hingga departemen dan semua level perusahaan. Masing-masing level ini memiliki dinamika yang berbeda dengan tantangan uniknya sendiri, dan semakin sulit seiring dengan pertumbuhan perusahaan Anda.

Jadi, inilah tips kami yang telah dicoba dan benar untuk mengatasi tantangan ini secara langsung dan tingkatkan komunikasi tempat kerja Anda ke level baru . Kami telah mengaturnya berdasarkan tingkat untuk membantu Anda menemukan solusi yang tepat untuk masalah yang Anda hadapi.

Peer-to-Peer
Laporan Manajer-Langsung
Departemen
Semua Perusahaan

Peer-to-Peer

1. Luncurkan Sistem Buddy

persahabatan

Tahun lalu di Dcbeacon , kami meluncurkan program pertemanan untuk karyawan baru, dan berhasil keajaiban untuk komunikasi internal kita .

Programnya berjalan seperti ini - setiap anggota tim Dcbeacon baru ditugaskan teman dari departemen yang berbeda untuk membantu mereka dengan proses orientasi , jawab setiap pertanyaan yang mungkin mereka miliki, dan berfungsi sebagai sumber pribadi dan profesional. Idenya adalah membantu menyesuaikan diri dengan karyawan baru dengan budaya perusahaan dan memberi mereka dukungan dari orang lain selain manajer mereka.

Salah satu manfaat tak terduga yang kami temukan adalah peningkatan komunikasi lintas departemen. Ikatan yang ditempa dalam proses pertemanan cenderung bertahan jauh melampaui periode orientasi, dan teman dapat menunjukkan kebutuhan dan mengembangkan cara untuk berkolaborasi pada proyek lintas departemen dengan cara yang belum pernah kami lihat sebelumnya.

2. Mengadakan Makan Siang Antar Departemen

Makan siang antar departemen adalah cara yang luar biasa untuk membuat individu dari tim dan departemen yang berbeda berbicara.

Selain hubungan yang dihasilkan dari saling belajar tentang kisah pribadi, minat, dan tujuan, makan siang ini juga merupakan cara untuk memupuk kolaborasi antar departemen.

Departemen sering kali menghadapi masalah yang tampaknya tidak dapat diatasi, tetapi hanya karena mereka tidak memiliki perangkat yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Sementara itu, keahlian yang mereka butuhkan mungkin ada di ujung lorong.

Ambil layanan pelanggan dan pemasaran, misalnya. Di sebagian besar perusahaan, departemen ini sama sekali tidak berinteraksi - pada kenyataannya, individu dalam tim tersebut bahkan mungkin tidak tahu apa yang dilakukan pihak lain sepanjang hari.

Anda mempelajarinya makan siang tim

Pada kenyataannya, departemen-departemen ini terkait erat. Dilihat dari tingkat tinggi, pemasaran dan layanan pelanggan menyentuh pengalaman pelanggan yang sama persis - keduanya hanyalah perhentian berbeda dalam perjalanan yang sama.

Mungkin ada cara pemasaran dapat memperkuat pengalaman pengguna akhir dengan membuat materi pendidikan, atau layanan pelanggan dapat membantu pemasaran mengartikulasikan proposisi nilai produk Anda dengan lebih baik.

Tetapi mereka tidak akan pernah memikirkan hal ini sampai Anda mendapatkan interaksi dari departemen ini. Jadi sewalah truk taco dan habiskan satu sore per kuartal dengan membawa orang-orang dari berbagai sisi rumah bersama-sama. Anda tidak pernah tahu apa yang akan mereka hasilkan.

3. Pergi ke Luar Lokasi untuk Membangun Tim

TeamPhoto-5

Selain menyenangkan, latihan membangun tim juga bisa meningkatkan komunikasi antar individu. Sehari yang dihabiskan di luar lokasi untuk melakukan sesuatu selain pekerjaan akan membantu karyawan Anda mendobrak penghalang yang mencegah komunikasi untuk terhubung dan berkomunikasi.

Salah satu cara terbaik untuk memperkuat ikatan tim Anda adalah melalui aktivitas kebugaran. Baik itu tantangan push up atau kamp pelatihan harian, Anda dapat membunuh dua burung dengan satu batu, memperkuat ikatan tim dan komunikasi sambil menciptakan staf yang lebih sehat dan lebih produktif dalam prosesnya.

Membangun tim terkadang mendapat pengaruh buruk, tetapi kenyataannya adalah, membangun tim tidak harus payah! Lihat daftar kami 39 ide membangun tim yang sangat menyenangkan . (Kepercayaan jatuh tidak termasuk.)

Laporan Manajer-Langsung

4. Ukur Sentimen Karyawan dengan 15five

Anda tidak dapat memecahkan masalah tanpa terlebih dahulu mengetahui apa masalahnya, dan cara terbaik untuk mencari tahu apa yang berhasil dan tidak untuk tim Anda adalah dengan bertanya kepada mereka.

15 lima adalah salah satu solusi favorit kami untuk mengukur sentimen karyawan, terutama antara manajer dan bawahan langsung mereka. Perangkat lunak mereka membuatnya sangat mudah untuk mensurvei organisasi Anda dan mengukur sentimen karyawan tentang apa saja.

15 survei komunikasi lima laporan

15five dikembangkan dengan gagasan bahwa laporan sederhana yang hanya membutuhkan waktu 15 menit untuk diisi oleh seorang karyawan dan lima menit untuk dibaca oleh seorang manajer akan memiliki dampak yang sangat besar pada kepuasan keseluruhan tenaga kerja Anda. Platform mereka membuatnya sangat mudah untuk mengintegrasikan praktik ini ke dalam rutinitas mingguan perusahaan Anda.

Selain umpan balik umum, pastikan untuk mengajukan pertanyaan kualitatif tentang bagaimana perasaan bawahan langsung komunikasi internal - apakah karyawan Anda merasa tahu? Apakah mereka merasa bahwa kepemimpinan membuat mereka tetap terikat? Bagaimana dengan nada komunikasinya? Apakah itu robot, atau apakah itu menyampaikan kegembiraan? Apakah itu sesuai dengan budaya Anda? Merek Anda?

5. Pastikan Karyawan Anda Selalu Yang Pertama Tahu

Salah satu kesalahan terburuk yang dapat dilakukan perusahaan adalah lalai memberi tahu karyawan mereka tentang berita perusahaan besar terlebih dahulu.

Ini masalah yang lebih umum daripada yang mungkin Anda pikirkan. Seringkali, pengumuman besar datang dari departemen komunikasi perusahaan. Banyak dari tim ini begitu fokus pada eksternal sehingga mereka memberi tahu pers sebelum karyawan mereka sendiri.

Selain itu, ahli komunikasi mungkin khawatir tentang kebocoran (tidak disengaja atau sebaliknya) yang melanggar embargo yang telah mereka usahakan dengan susah payah untuk diamankan, sehingga menjadi rahasia mungkin tampak seperti praktik yang baik.

Tetapi hal terakhir yang Anda inginkan adalah agar karyawan Anda belajar tentang perubahan strategis, merger, atau perombakan besar dari seorang blogger. Saat karyawan membaca berita tentang perusahaan mereka sendiri di blog atau situs berita sebelum mendengarnya dari perusahaan, ini menandakan bahwa perusahaan tidak peduli untuk memberi mereka informasi atau tidak mempercayai mereka dengan informasi sensitif.

Ini harus menjadi aturan yang keras dan cepat - jangan biarkan karyawan mengetahui tentang pengumuman penting dari siapa pun kecuali Anda. Paling tidak, Anda dapat mengatur waktu pengumuman internal bertepatan dengan pengumuman eksternal sehingga karyawan merasa dilibatkan.

6. Lewati Rapat Level

Kami bertengkar berkali-kali tentang pentingnya manajer menengah - bagaimanapun juga, mereka adalah jalur langsung ke C-suite, dan merupakan orang-orang yang benar-benar menjalankan semua strategi tingkat tinggi yang diimpikan di kantor sudut.

Sama pentingnya dengan manajemen menengah, mereka cenderung bertindak sebagai filter antara karyawan dan pemimpin, dan seringkali, ada baiknya untuk menghapus filter ini dari persamaan untuk memastikan tidak ada yang hilang dalam terjemahan, atau untuk memunculkan saran yang mungkin membuat karyawan ragu. untuk berbagi dengan manajer langsung mereka.

Untuk itulah rapat tingkat melewati dirancang.

Dalam rapat tingkat melewatkan, seorang karyawan bertemu dengan atasan atasannya. Keuntungannya adalah karyawan memiliki akses langsung ke sudut pandang pemimpin, yang mungkin jauh lebih strategis dan fokus pada jangka panjang daripada sehari-hari.

Ini akan membantunya membuat keputusan yang lebih strategis dalam perannya sehari-hari. Demikian pula, pemimpin mendapat pandangan tanpa filter pada apa yang sedang dan tidak bekerja pada tingkat eksekusi.

Departemen

7. Rayakan Kemenangan

Salah satu kesalahan terbesar yang kami lihat dilakukan oleh perusahaan adalah hanya menjangkau ketika ada yang salah, dan menganggap kesuksesan sebagai hadiah.

Jadi rayakan pencapaian tim Anda.

Buat penghargaan bulanan untuk kinerja luar biasa, dan umumkan di semua tangan Anda berikutnya di buletin perusahaan Anda. Pastikan untuk memunculkan orang-orang yang secara konsisten melakukan hal yang benar dan menghasilkan pekerjaan yang luar biasa sehingga mereka tahu bahwa Anda tidak menganggapnya remeh.

8. Hentikan Kecanduan Email Anda

Salah satu tantangan komunikasi terbesar yang dihadapi tempat kerja adalah ketergantungan pada email.

Mengapa email menjadi masalah?

hiu raja kilat

Sebagai permulaan, email menciptakan silo informasi. Meskipun tidak sepenuhnya satu-ke-satu, email dengan desain membatasi komunikasi ke jumlah orang di baris 'kepada' atau 'cc'.

Berapa kali Anda mendapati diri Anda 'berulang kali' masuk ke rantai email yang panjang dan berbelit-belit, hanya untuk mengulangi informasi yang sama dua atau tiga kali. Semua ini cenderung menghambat transparansi dan menjaga informasi tetap terkunci di kelompok departemen.

Terlepas dari konsensus yang berkembang bahwa terlalu banyak mengirim email adalah praktik yang buruk, email masih menjadi norma untuk sebagian besar komunikasi di tempat kerja. Hal ini sejalan dengan laporan Status Manajer Kantor kami baru-baru ini (survei pertama dari ratusan manajer kantor dari seluruh AS). 71% responden menyatakan bahwa email masih merupakan metode komunikasi pilihan mereka.

Salah satu cara untuk melepaskan diri dari email adalah dengan Kendur , aplikasi perpesanan di mana-mana untuk perusahaan rintisan teknologi dan perusahaan lain yang sama-sama trendi di seluruh dunia. Dengan Slack, perusahaan mampu melakukannya mengurangi lalu lintas email hampir setengahnya , serta menurunkan jumlah waktu yang dihabiskan dalam rapat.

kendur _-_ snacknation

Tidak seperti email, Slack adalah intranet perusahaan dirancang dengan mempertimbangkan transparansi. Pengguna membuat saluran tempat mereka dapat mendiskusikan topik yang dapat dilihat siapa pun di perusahaan. Jika Anda ditambahkan ke proyek pada tahap selanjutnya, Anda dapat melihat dan menelusuri percakapan untuk mengetahui status semua bagian bergerak dengan cepat.

Dan dengan preferensi pemberitahuan yang sangat dapat disesuaikan, Anda dapat mengatur Slack dan Aplikasi slack sehingga mereka tidak akan mengganggu Anda selama periode produktivitas tertinggi Anda.

Slack sangat intuitif, tetapi perlu waktu untuk menguasainya. Periksa Perusahaan Cepat daftar 'Slack Hacks' untuk beberapa tip tingkat profesional.

9. Singkirkan Ponsel dalam Rapat

smartphone-iphone-meja

Tentu itu mungkin menggoda, tetapi ketika Anda duduk untuk rapat, pastikan ponsel Anda tidak dalam jangkauan jangkauan.

Tidak ada yang lebih mengatakan 'Saya sangat meremehkan semua orang di ruangan ini' selain memeriksa telepon Anda selama rapat.

Menaruh ponsel Anda menghadap ke bawah - atau lebih baik lagi, di dalam tas atau tas Anda - akan membantu memastikan bahwa Anda hadir dengan lebih lengkap pertemuan satu lawan satu . Ini pada gilirannya akan membantu Anda mendapatkan lebih banyak manfaat dari pertemuan ini, dan memperkuat hubungan Anda dengan kolega Anda.

10. Menyebarkan Alat Manajemen Proyek

Berbicara tentang email, salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan perusahaan adalah mengandalkan saluran komunikasi umum ketika solusi yang lebih sesuai tujuan diperlukan.

Pertimbangkan tim teknik atau pengembangan produk, yang tenggat waktu dan pembaruan statusnya perlu dilacak secara konsisten dan efektif. Untuk tim-tim ini, bahkan Slack biasanya tidak cukup.

Untungnya, ada banyak alat manajemen proyek yang bagus di luar sana. Basecamp, Trello, atau Jira, adalah beberapa yang paling terkenal dan dicintai.

11. Jadikan Pribadi

Keaslian adalah kunci dalam komunikasi di tempat kerja. Seperti yang telah kita lihat, mengetahui kebenaran sangat penting dalam mencapai tujuan bisnis Anda, dan Anda tidak dapat melakukannya tanpa komunikasi yang autentik.

Salah satu cara terbaik untuk membangun keaslian adalah dengan mendorong kerentanan.

Salah satu taktik yang kami gunakan adalah memulai rapat staf dengan latihan kerentanan. Sebelum pertemuan kepemimpinan mingguan kami, para peserta diminta untuk berbagi sesuatu yang bersifat pribadi dengan kelompok. Pemimpin rapat siap dengan prompt, dan semua orang mempertimbangkan.

Berikut adalah beberapa topik untuk memulai kerentanan pada pertemuan Anda berikutnya:

  • Bagikan pelajaran terhebat yang telah Anda pelajari dari salah satu orang tua Anda.
  • Sebutkan tantangan pribadi terbesar Anda dan bagaimana Anda mengatasinya.
  • Sebutkan ketakutan terbesar Anda dalam hidup.
  • Sebutkan hal nomor satu yang Anda perjuangkan hari ini.
  • Sebutkan pencapaian Anda yang paling membanggakan.
  • Sebutkan orang paling berpengaruh dalam hidup Anda yang tidak berhubungan dengan Anda.

Kerentanan bersama akan membantu meruntuhkan penghalang dan membangun kepercayaan, dan memungkinkan Anda berbicara lebih terbuka dengan tim Anda. Komunikasi yang ditingkatkan ini akan terus dibangun di atas yang berharga ini hubungan antara majikan dan karyawan . Kerentanan juga penting dalam menyuarakan perbedaan pendapat - yang sangat penting untuk memahami inti masalah yang paling penting bagi bisnis Anda.

Semua Perusahaan

12. Tahan Jam Kerja

Pinjam satu halaman dari buku pedoman profesor perguruan tinggi favorit Anda dan dorong tim kepemimpinan Anda untuk mengadakan jam kerja reguler.

Tidak harus banyak - hanya satu atau dua sesi per bulan sudah cukup - tetapi menyediakan pemimpin senior Anda dapat melakukan keajaiban untuk komunikasi di tempat kerja.

manajer yang luar biasa

Keindahan dari taktik ini adalah bahwa manfaatnya berlaku dua arah.

Tim Anda akan menghargai akses tersebut dan akan merasa diperhatikan dan pendapat mereka penting. Sementara itu, kepemimpinan Anda akan mendengarkan sudut pandang yang mungkin tidak pernah mereka pertimbangkan sebelumnya.

13. Kotak Saran

Meskipun kelihatannya tidak kuno, jangan hitung kotak saran model lama.

sekolah rumah kecil steven universe

Apakah Anda memilih versi fisik atau digital, taktik yang telah dicoba dan benar ini memiliki satu keuntungan utama - anonimitas. Saat karyawan dapat berkomentar secara anonim, mereka akan jauh lebih bersedia untuk menyampaikan kebenaran kepada pimpinan tentang masalah yang penting.

Jika memasang kotak kunci sebenarnya tidak menarik bagi Anda, ada banyak versi digital yang dapat dipilih. Google Formulir dan Survei Monyet adalah cara terbaik untuk meminta umpan balik sambil menjaga anonimitas - atau coba Kotak Saran Gratis (nama mengatakan itu semua).

kotak saran gratis

Tentu saja, agar ini berhasil, kepemimpinan harus menyampaikan saran yang mereka dapatkan, baik dalam rapat semua pihak atau komunikasi seluruh perusahaan. Jika karyawan merasa kotak saran adalah lubang hitam, itu mungkin lebih menyakitkan daripada membantu.

14. Mengadakan Rapat Semua Tangan Secara Reguler

Berbicara tentang… rapat semua tangan adalah salah satu cara terbaik untuk menciptakan rasa misi dan tujuan bersama untuk perusahaan Anda, serta merayakan kemenangan dan memungkinkan karyawan dari berbagai departemen untuk terikat.

Di Dcbeacon kami memegang dua tangan setiap minggu di markas kami di Culver City.

Senin adalah awal mingguan dengan pengumuman dari Vibe Manager Liza kami yang luar biasa , serta perkenalan karyawan baru, dan pembaruan tentang sasaran dan metrik bulanan. Kamis adalah Sesi Sensei mingguan kami, yang menampilkan presentasi pengembangan pribadi dan profesional yang dipimpin oleh kepemimpinan dan karyawan.

sean-presentasi

Memang, tingkat frekuensi ini mungkin tidak praktis untuk semua orang.

Jika Anda adalah perusahaan yang lebih besar, bidik untuk rapat semua pihak setidaknya sekali dalam tiga bulan. Seringkali, semua tangan ini adalah satu-satunya saat seluruh perusahaan dapat berinteraksi secara tatap muka, atau memiliki kesempatan untuk mengajukan pertanyaan kepada CEO mereka, jadi Anda akan ingin menggunakannya untuk meluncurkan tujuan kuartalan baru dan perbarui tim Anda tentang kemajuan dan pencapaian. Kami juga merekomendasikan membuat video rekap atau rekaman video dari rapat semua tangan untuk memastikan perusahaan Anda menangani dengan jelas komunikasi internal perusahaan gol untuk absen dan karyawan jarak jauh .

15. Tanya Jawab

Tanya Jawab adalah cara hebat lainnya untuk mengumpulkan umpan balik dan menunjukkan komitmen terhadap transparansi.

Kami mengadakan Tanya Jawab terbuka sebulan sekali di rapat serba guna kami. Karyawan diminta untuk mengajukan pertanyaan sebelumnya, atau dapat menanyakannya secara langsung saat rapat. Tidak ada yang terlarang, dan kami pemimpin yang tangguh berusaha untuk menjadi seterbuka mungkin.

16. Hancurkan Dinding (Cubicle)

Ada banyak hal yang dapat Anda lakukan untuk mendorong komunikasi yang lebih baik hanya dalam desain kantor Anda.

Tata letak kantor terbuka, misalnya, memiliki beberapa keunggulan utama dalam hal komunikasi, termasuk memudahkan karyawan untuk berinteraksi secara tatap muka.

kantor terbuka

Saat karyawan berada di kantor atau bilik tertutup, mereka cenderung tidak bertemu langsung, dan lebih cenderung mengirim email (yang, seperti yang telah kita lihat, memiliki kekurangan).

Jadi, jika Anda ingin mendorong lebih banyak komunikasi secara langsung (dan Anda harus melakukannya), lanjutkan dan hancurkan tembok-tembok itu.

17. Berkolaborasi di Cloud

Satu hal yang dapat mengganggu komunikasi adalah akses. Tim Anda membutuhkan akses mudah ke dokumen penting. Seiring perkembangan teknologi menjadi lebih penting untuk menjaga keamanan dokumen-dokumen ini.

Satu hal yang dapat Anda lakukan adalah menyimpan dokumen terpenting Anda - seperti pedoman perusahaan, templat penting, atau lembar sasaran - langsung di cloud sehingga siapa pun dapat mengaksesnya. Google Drive, DropBox, atau drive bersama perusahaan Anda adalah cara yang bagus untuk menyimpan jenis dokumen ini di ujung jari tim Anda.

BONUS - Jangan Lupakan Karyawan Jarak Jauh!

Terakhir, ada kemungkinan besar bahwa sebagian dari tenaga kerja Anda tidak bekerja di kantor pusat perusahaan Anda.

Apakah Anda memiliki gudang di luar lokasi? Kantor teknik satelit di kota lain, atau bahkan negara lain? SEBUAH segelintir karyawan jarak jauh yang bekerja dari rumah ? Kru penjualan luar yang tidak datang ke kantor?

Mudah sekali untuk melupakan bahwa semua yang telah kita diskusikan sampai saat ini berlaku juga untuk mereka. Karyawan jarak jauh Anda harus merasa diperhatikan, disertakan, dan dikenal seperti karyawan Anda di Kantor Pusat.

Jadi di rapat serba guna Anda, pastikan ada umpan video atau audio langsung untuk mereka ikuti. Jika Anda melakukan Tanya Jawab, ajukan pertanyaan dari orang-orang yang menonton dari jarak jauh. Dan terbangkan karyawan Anda, setidaknya sekali setahun. Terlepas dari semua alat komunikasi luar biasa yang tersedia saat ini, tidak ada yang mengalahkan interaksi tatap muka.

Kesimpulan

Seperti yang Anda lihat, ada lebih banyak komunikasi di tempat kerja daripada yang terlihat. Emosi, tujuan bisnis, alat, dan logistik semuanya bertemu, dan terkadang tampak seperti ada terlalu banyak bagian yang bergerak untuk benar-benar menentukan strategi komunikasi Anda.

Nasihat terbaik adalah mengingat untuk menempatkan diri Anda pada posisi karyawan Anda dan mencoba melihat sesuatu dari sudut pandang mereka. Jika Anda melakukan itu, keputusan yang tepat akan terlihat jelas.

Apa saja taktik yang Anda gunakan untuk meningkatkan komunikasi di tempat kerja Anda? Beri tahu kami di kolom komentar di bawah.