11 Tip Manajemen Waktu Efektif untuk Manajer Kantor yang Sibuk

tip manajemen waktu untuk manajer kantor

Hentikan saya jika ini terdengar asing…



Anda masuk ke kantor lebih awal dengan niat ingin menghabiskan waktu, dan mungkin keluar tepat waktu untuk sekali. Anda dengan patuh membuat daftar tugas Anda, dan memecahkan beberapa item pertama.

Tetapi sekitar pukul 9:30, interupsi mulai berdatangan - atasan Anda meminta Anda untuk melakukan tugas cepat, pengunjung yang tidak diberitahukan membutuhkan perhatian, rekan kerja Anda perlu bantuan untuk memulai ulang komputernya.

Hal berikutnya yang Anda ketahui saat ini adalah 16:45, dan secara ajaib Anda memiliki lebih banyak hal dalam daftar tugas daripada saat Anda memulai.



Waktu sangat terbatas khususnya bagi para manajer kantor, sebuah kelompok yang semakin diminta untuk melakukan lebih banyak dengan lebih sedikit.

Ini adalah temuan utama kami Laporan Status Manajer Office 2018 , studi pertama dari jenisnya terhadap ratusan Manajer Kantor yang mewakili hampir 70 industri yang berbeda. Ketika diminta untuk menyebutkan tantangan utama mereka, manajer kantor paling sering menjawab “beban kerja yang intens / waktu tidak cukup” (37,5%).

Ini benar terlepas dari kenyataan bahwa Manajer Kantor cenderung bekerja berjam-jam. Hampir setengah dari responden melaporkan rata-rata bekerja lebih dari 8 jam sehari. 14% menggunakan 10 jam sehari.



Kurangnya waktu ini tidak terlalu mengejutkan ketika Anda mempertimbangkan seberapa besar cakupan Office Manager telah meningkat dalam beberapa tahun terakhir. Manajer Kantor diberi tugas tidak hanya dengan fungsi administratif, tetapi juga dengan perencanaan acara, pengembangan budaya, orientasi, dan tugas lain yang secara tradisional mungkin termasuk dalam SDM, keuangan, atau operasi.

Hadiah ulang tahun karyawan 10 tahun

(PS - Jika Anda adalah Manajer atau Asisten Office, bergabunglah dengan Grup FB pribadi kami di sini . Itu sebuah tempatuntuk terhubung, berkolaborasi, dan berbagi saran tentang cara mengatasi spektrum luas tantangan yang Anda hadapi dalam peran Anda.)

Jadi untuk Manajer Kantor, file keahlian manajemen waktu ahli harus dimiliki oleh siapa saja yang ingin unggul dalam peran tersebut.

Jadi, kami telah menyusun daftar peretasan waktu Manajer Office ini - trik teruji dan nyata dari perdagangan dari Manajer Kantor paling berpengalaman dan sukses di dunia. Kami telah memecahnya menjadi beberapa kategori untuk memudahkan Anda menemukan apa yang Anda butuhkan - dan semoga menghemat sedikit waktu Anda!

Cara terbaik untuk membuat, melacak, dan memantau saran dalam posting ini adalah dengan perangkat lunak produktivitas seperti Senin .

Senin Gif

mengetahui aktivitas Anda

Manajemen Organisasi & Tugas

Menginvestasikan sebagian kecil waktu Anda di muka dalam organisasi dapat menghasilkan keuntungan yang besar nantinya (dan membuat Anda tidak pusing lagi).

Meskipun Anda menganggap diri Anda cukup terorganisir, berikut beberapa tip lanjutan.

1. Jadwalkan Minggu Anda Sebelumnya

'Gagal merencanakan berarti gagal.'

Sebagai Manajer Kantor, ini lebih dari sekadar kutipan motivasi - ini adalah moto untuk dijalani.

Minimal, Anda harus merencanakan kalender pada malam sebelumnya untuk memastikan Anda mulai bekerja di pagi hari.

Ingin menghemat lebih banyak waktu? Rencanakan seluruh minggu Anda sebelumnya.

jadwal kalender

Tanpa banyak usaha ekstra, perencanaan mingguan memungkinkan Anda untuk dengan cepat melihat dan mengubah kalender Anda di akhir setiap hari kerja (daripada memulai dari awal setiap malam).

Ini juga mempermudah perencanaan secara holistik, menghubungkan aktivitas harian dan mingguan Anda dengan tujuan jangka panjang. Itu karena perencanaan harian cenderung membuat Anda tetap fokus pada pepohonan, sedangkan perencanaan mingguan memungkinkan Anda melongokkan kepala dan melihat seluruh hutan.

Jumat siang atau Minggu malam biasanya merupakan waktu terbaik untuk perencanaan mingguan, saat Anda tidak terganggu oleh email masuk.

2. Prioritaskan dengan Hasil Krusial

Hasil Krusial adalah sistem itu Dcbeacon CEO Sean Kelly mengembangkan di hari-hari awal perjalanan kewirausahaannya sebagai cara untuk tetap menjalankan tugas ketika dia dan mitra bisnisnya mencoba mencapai hal-hal besar sendiri (yaitu, tanpa seorang pun kecuali diri mereka sendiri yang meminta pertanggungjawaban mereka).

mengetahui aktivitas Anda

Praktik tersebut sangat bermanfaat baginya sehingga ia menyimpannya di Dcbeacon, tempat praktik tersebut membantu membentuk budaya pertumbuhan dan akuntabilitas radikal perusahaan.

Ini bekerja seperti ini:

Hasil Krusial memecah tujuan besar triwulanan atau tahunan menjadi tugas mingguan dan harian sehingga Anda menghabiskan waktu mengerjakan aktivitas dengan leverage tinggi yang akan memajukan tujuan Anda. Secara desain, hari-hari Anda selalu melacak kembali ke tujuan yang lebih besar tersebut.

Hasil Krusial Langkah 4

Hasil Krusial juga memiliki keuntungan yang kurang jelas. Anda tahu daftar tugas Anda yang terdiri dari 50 baris? Anda tidak akan pernah menyelesaikannya dalam satu hari, yang berarti Anda akan selalu mengakhiri hari dengan perasaan seperti Anda gagal menyelesaikan semuanya.

Meskipun Anda memiliki 10 tugas harian, pada hari yang baik Anda mungkin menyelesaikan tujuh tugas.

Dan sungguh - itu pencapaian yang luar biasa! Anda menghancurkan tujuh item penting. Namun karena Anda memiliki sepuluh item dalam daftar, Anda masih akan merasa belum menyelesaikan apa yang ingin Anda capai.

Dengan berfokus hanya pada tiga tugas harian, Anda akan menyelesaikan setiap hari dengan kepuasan mengetahui Anda telah menyelesaikan tiga aktivitas leverage tertinggi Anda.

Berikut penjelasan yang lebih mendalam tentang cara kerja sistem Hasil Krusial, bersama dengan template spreadsheet yang dapat Anda unduh untuk Anda dan tim Anda.

bagaimana menjadi asisten administrasi yang baik

3. Gunakan Notepad Gaya Docket Harian

Tip ini berasal dari OM luar biasa Windi dari Indiana:

“Beralih dari daftar tugas tradisional ke buku catatan map harian sangat membantu saya.”

The Daily Docket tidak hanya memungkinkan Anda untuk melihat seluruh hari Anda di satu halaman, tetapi juga memisahkan janji temu, tugas, tugas, dan catatan untuk menjaga semuanya tetap teratur. Sederhana, namun efektif.

Windi setuju:

'Saya suka bahwa ini membantu saya memprioritaskan tugas dan melacak item serta pengingat untuk orang dan komite yang saya dukung.'

Dia merekomendasikan pad map harian ini dari InkWell Press .

4. Perangkat Lunak Manajemen Tugas

Ingin menghemat kertas? Perangkat lunak manajemen tugas seperti Senin dan Sarang lebah adalah dua tugas digital yang sangat populer dan perangkat lunak manajemen proyek yang dapat memudahkan pelacakan kemajuan tugas penting.

Heather, Manajer Kantor dari Los Angeles, menjelaskan:

“Senin sangat membantu untuk mengatur hal-hal yang harus dilakukan untuk hari / minggu / bulan dll. Hive luar biasa untuk mengorganisir konferensi / acara besar saya. Kedua alat tersebut juga dapat digunakan dengan orang lain di tim Anda, sebagai alat kolaborasi. ”

Hilangkan Gangguan

Kami menyukai pepatah di Dcbeacon: jika Anda ingin melaju cepat, Anda harus melepaskan rem elektronik sebelum Anda dapat menginjak gas.

Dengan kata lain, Anda tidak dapat mengharapkan kinerja tinggi tanpa terlebih dahulu menghilangkan hal-hal yang menghambat Anda.

Dalam hal produktivitas, ini berarti menghilangkan gangguan. Berikut cara meminimalkan gangguan yang menghabiskan waktu Anda setiap hari.

5. Gunakan Sistem Tiket untuk Permintaan Masuk

Salah satu tantangan terbesar bagi Manajer Kantor adalah anggota tim dari seluruh organisasi sering mendatangi Anda untuk menyelesaikan masalah mereka. Tidak hanya sulit untuk melacak semua permintaan masuk ini, tetapi gangguan konstan ini juga mencegah Anda menyelesaikan hal-hal penting.

Sistem tiket membantu memastikan tidak ada yang lolos dari celah sementara juga memungkinkan rekan tim Anda untuk mencatat permintaan mereka saat mengganggu Anda. alur kerja .

Manajer Kantor Norah adalah penggemar penggunaan ZenDesk untuk tujuan ini.

“Saya telah menyiapkan ZenDesk sehingga orang dapat mengirimi saya email di alamat email kantor khusus dan itu membuat tiket di ZenDesk,” jelasnya. “Dengan cara ini saya dapat mengelola tiket saya dan menandainya sebagai selesai ketika sudah selesai!”

camilan sehat untuk yang manis-manis

Jika ZenDesk bukan merupakan pilihan di perusahaan Anda, berikut adalah solusi DIY dari OM Megan.

“Saya memiliki [spreadsheet Excel] yang saya simpan di jaringan yang saya perbarui.

Setiap kali seseorang mengirimi saya email yang meminta saya melakukan sesuatu, saya akan memasukkannya ke dalam daftar itu. Saya telah mengaturnya sebagai tugas yang saya miliki.

Di bagian atas saya memiliki tugas yang sedang ditunda. Saya memiliki tugas berulang, apa statusnya, apa tugasnya, apa statusnya, kapan batas waktunya, siapa yang bertanggung jawab, siapa yang perlu diserahkan, dan kemudian saya memiliki tugas yang sedang dalam proses . Semuanya tertanggal.

Setiap minggu saya membuat lembaran baru sehingga saya bisa kembali ke lembaran lama.

Ini hanya masalah rajin dan memperbaruinya. Yang juga saya lakukan adalah saya akan mencetak permintaan email dengan email dan saya akan menyimpan tumpukan kertas hal-hal yang harus dilakukan. Kemudian saya akan membandingkannya dengan daftar saya untuk memastikannya ada di sana dan selesai. '

Megan cukup murah hati untuk menyediakan template excel yang dapat Anda gunakan untuk mencoba sistemnya sendiri. Anda dapat mendownload template itu di sini .

6. Atur Telepon Anda ke Skala Abu-abu

iphone-abu-abu

ide hadiah kecil untuk karyawan

Pernah bertanya-tanya mengapa titik pemberitahuan kecil di semua aplikasi Anda berwarna merah? Ini bukan kebetulan.

Pembuat aplikasi telah tanpa henti menguji desain mereka, dan tahu bahwa titik merah dengan angka di dalamnya hampir tidak mungkin bagi kami untuk menolak pemeriksaan. Dalam upaya memaksimalkan keterlibatan dengan aplikasi mereka, mereka telah secara efektif mengubah ponsel cerdas Anda menjadi mesin pengalih perhatian yang paling efisien di dunia.

Kabar baiknya adalah, ada cara mudah untuk melawannya - setel ponsel Anda ke mode skala abu-abu.

Hal yang lucu terjadi ketika nomor notifikasi kecil di aplikasi Instagram Anda berwarna abu-abu, bukan merah terang. Anda tiba-tiba tidak tergoda untuk mencari tahu siapa yang mengomentari postingan terbaru Anda.

Berikut cara melakukannya untuk iPhone .

7. Gunakan Metode Pomodoro

Multi-tasking. Kami semua sangat buruk dalam hal itu.

Otak kita tidak disiapkan untuk melakukan lebih dari satu tugas kompleks pada tingkat tinggi. ( Itu sains .)

Metode Pomodoro adalah a teknik manajemen waktu yang membantu Anda berkomitmen pada satu tugas untuk jangka waktu yang dapat diatur - 25 menit. Penelitian telah menunjukkan bahwa kebanyakan orang hanya dapat fokus pada satu tugas dengan kinerja tingkat tinggi rata-rata selama 45-50 menit.

Pergi ke tomato-timer.com dan coba sendiri.

timer tomat

ide hadiah perusahaan untuk klien

8. Gangguan Jadwal

Mari kita hadapi itu, tidak realistis untuk berpikir bahwa Anda tidak akan pernah mengangkat telepon untuk memeriksa media sosial, atau situs berita favorit Anda, atau teks yang masuk dari ibu Anda.

Jangan membuat diri Anda gagal dengan menetapkan ekspektasi yang tidak realistis untuk diri Anda sendiri. Sebaliknya, jadwalkan waktu untuk menikmati aktivitas yang kurang dari produktif sekali atau dua kali sepanjang hari, selama sepuluh atau lima belas menit setiap kali.

Saat kami mengatakan jadwal, yang kami maksud adalah 'lihat media sosial' di kalender Anda. Membiarkan diri Anda sendiri sebagai pengalih perhatian Anda sesekali akan membuatnya tidak terlalu menggoda dan membantu Anda melakukan tugas hampir sepanjang hari.

Komunikasi

Saya baru-baru ini duduk di wawancara dengan Seth Epstein , salah satu pemimpin kreatif terbaik di Los Angeles, dan dia mengatakan sesuatu yang sangat menyentuh hati - hampir semua masalah dalam hidup atau bisnis dapat diselesaikan dengan komunikasi yang lebih baik.

Masalah yang dihadapi Manajer Kantor biasanya tidak terkecuali. Banyak tantangan yang terasa sistemik atau bahkan tidak dapat diselesaikan seringkali dapat diatasi dengan komunikasi yang lebih baik. Berikut beberapa tip komunikasi untuk membuat hidup Anda lebih mudah dan menghemat waktu Anda dalam jangka panjang.

9. Gunakan Slack untuk Komunikasi Internal

Aplikasi perpesanan internal memiliki beberapa keunggulan berbeda dibandingkan email untuk komunikasi internal, termasuk kemudahan penggunaan, transparansi yang lebih baik, dan integrasi dengan banyak aplikasi pihak ketiga. Ini adalah cara yang bagus untuk menghilangkan silo informasi yang cenderung dibuat oleh email.

Manajer Kantor Norah merekomendasikan Slack:

“Kami sangat menggunakan Slack, dan sangat bagus untuk komunikasi yang cepat dan tugas pendelegasian.”

kendur _-_ snacknation

10. Berusaha untuk Kejelasan

Ini mungkin tampak masuk akal, tetapi kami mendengar ini berulang kali dari Manajer Kantor - pastikan harapan dan hasil jelas sejak awal. Ini akan menghemat banyak waktu dalam jangka panjang.

Ini benar-benar sesederhana mengajukan pertanyaan jika ada sesuatu yang tidak sepenuhnya jelas.

Pepatah bagus lainnya: Masalah tidak menjadi lebih baik seiring bertambahnya usia. Jika sebuah proyek mulai terasa berat, keluar jalur, atau tidak berhasil, lakukan sesuatu lebih cepat daripada nanti.

Ini akan selalu menghemat waktu Anda dalam jangka panjang untuk membicarakan sesuatu dengan atasan Anda lebih awal daripada nanti.

11. Katakan saja Tidak

Berapa kali dalam sehari Anda diinterupsi oleh seseorang di organisasi Anda yang membutuhkan bantuan dengan sesuatu saat ini? Seberapa sering mereka berhenti untuk mempertimbangkan bahwa Anda mungkin sedang mengerjakan sesuatu yang penting?

Saya berani bertaruh jawaban itu 'banyak' dan 'tidak pernah'.

Gangguan semacam ini mungkin adalah cara paling umum yang membuat Manajer Kantor terlempar keluar jalur dan akhirnya membuang-buang waktu untuk mencoba memfokuskan kembali.

Mungkin tergoda untuk menjadi pria atau wanita yang 'ya', dan secara naluriah mengatakan ya untuk segalanya, tetapi mengatakan tidak untuk permintaan yang tidak berkontribusi pada tujuan kritis misi adalah kebutuhan mutlak - dan dapat menjadi penyelamat jika hal itu menyangkut mengatur waktu.

apakah popcorn diperbolehkan dalam diet paleo

Bonus Gratis: Dapatkan versi PDF Laporan Status Manajer Office 2018 . Kami telah menyurvei 572 Manajer Kantor untuk mengungkap 10 petunjuk yang dapat Anda gunakan untuk mencapai tujuan dan mengatasi tantangan. Selain itu, pelajari apa yang dibayar Manajer Kantor lainnya (dan bagaimana Anda bisa menghasilkan lebih banyak)!

Tip dan trik apa yang telah Anda kembangkan untuk mengambil kembali waktu Anda? Bagikan di komentar di bawah!